Abschnitt 1: E-Mail, Korrespondenz und interne Kommunikation

Szenario 9: Eine sichere Vorlagenbibliothek für wiederkehrende Korrespondenz aufbauen

Niveau: Mittelstufe · Tools: Gmail Templates, Outlook Mail Templates und My Templates; für Entwürfe Help me write oder Claude Projects.

Wer und in welcher Situation

Oğuz arbeitet im Studierendenbüro einer privaten Bildungseinrichtung. Er formuliert häufig Nachrichten zur Anforderung von Anmeldebescheinigungen und zur Mitteilung fehlender Unterlagen neu.

Wie es heute gemacht wird

Er kopiert Text aus früher versendeten E-Mails und prüft ihn abschließend darauf, dass kein altes Datum, falscher Link oder Name eines anderen Studierenden stehen bleibt.

Wie es mit KI gemacht wird

  1. Er kennzeichnet die variablen Felder mit den Platzhaltern {Name des Studierenden}, {Bewerbungsnummer}, {fehlendes Dokument} und {Frist}.
  2. In Gmail verwendet er den Pfad Settings > See all settings > Advanced > Templates > Enable, anschließend Compose > More options > Templates > Save draft as template > Save as new template. [35]
  3. Bei der Verwendung wählt er More options > Templates > Insert template und füllt die Platzhalter manuell aus. Gmail-Vorlagen können am Computer verwendet werden. [35]
  4. In Outlook wählt er für eine vollständige E-Mail Message > Mail template > Save email as template, für einen kurzen Satz Message > My Templates > +Template. [36]
  5. Wenn er den Kommunikationsleitfaden in einem Claude Project hinterlegt, ergänzt er die Anweisung „Platzhalter beibehalten, keine Daten erfinden“. [31]
  6. Er überprüft die Links und die Sprache der Einrichtung regelmäßig.

Beispiel-Prompt

Erstelle eine Vorlage für {Korrespondenzzweck} für {Art der Einrichtung}. Verwende als variable Felder ausschließlich {Name des Studierenden}, {Bewerbungsnummer}, {fehlendes Dokument}, {Frist} und {Kommunikationskanal}. Erfinde keine personenbezogenen Daten, Datumsangaben oder Links. Ergänze am Ende eine Versandprüfung.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein Fallbeispiel aus einer Einrichtung gefunden. Die Dokumentation zu Gmail- und Outlook-Vorlagen erläutert das Speichern und Einfügen, die Dokumentation zu Claude Projects erklärt, wie Dateien und Anweisungen als Arbeitskontext dienen. [35] [36] [31]

Worauf Sie achten sollten

Eine in Gmail gelöschte Vorlage kann nicht wiederhergestellt werden. In Outlook ist Mail Templates für vollständige E-Mails und My Templates für kurze Texte vorgesehen; ein geeignetes Abonnement ist erforderlich. [35] [36]

Quellen zu diesem Szenario

  1. Claude Projects (support.claude.com)
  2. Gmail e-posta şablonları (support.google.com)
  3. Outlook e-posta şablonları (support.microsoft.com)