KI im Arbeitsalltag nutzen: 100 realistische Szenarien für Berufstätige am Computer

In KI-Schulungen lassen sich allgemeine Beispiele wie „kann Ihre E-Mails zusammenfassen“ nicht ohne Weiteres mit der konkreten Arbeit der Teilnehmenden verbinden. Auch Studien weisen auf diese Lücke hin. In der BCG-Umfrage von 2025 unter mehr als 10.600 Beschäftigten gibt nur etwa ein Drittel an, ausreichend geschult worden zu sein; bei Beschäftigten, die mindestens fünf Stunden Schulung absolviert haben und Zugang zu Präsenzschulungen und Coaching hatten, ist die regelmäßige Nutzung deutlich höher. [1] In der McKinsey-Studie von 2025 geben Organisationen, die nach eigenen Angaben einen hohen Mehrwert aus KI erzielen, 2,8-mal häufiger als andere an, ihre Arbeitsabläufe grundlegend neu gestaltet zu haben. [2] Im Experiment von Dell’Acqua und Kollegen mit BCG-Beratern führte KI dazu, dass Aufgaben innerhalb ihrer Leistungsgrenzen um 25,1 % schneller erledigt wurden, während sie bei einer Aufgabe außerhalb dieser Grenzen die Wahrscheinlichkeit einer richtigen Lösung um 19 % verringerte. [3] Auch die Europäische Kommission erläutert zur Pflicht zur Vermittlung von KI-Kompetenz gemäß der EU-KI-Verordnung, dass Schulungen nach Rolle, Risiko und Nutzungskontext differenziert werden müssen und dass es in den meisten Fällen nicht ausreicht, lediglich eine Bedienungsanleitung lesen zu lassen. [4]

Deshalb orientiert sich der Leitfaden nicht an Tools, sondern an wiederkehrenden Aufgaben. Die ersten sieben Kapitel behandeln E-Mails, Besprechungen, Dokumente und Präsentationen, Tabellen und Daten, Recherche, Vertrieb und Kundenservice sowie Aufgaben in Personalwesen, Finanzen, Recht und operativem Geschäft. Die letzten drei Kapitel sind Integrationen gewidmet: Google Workspace und Gemini, Claude mit MCP-Verbindungen sowie Projektmanagement mit Manus. Im Anhang werden Produktivitätsstudien und Risiken zusammengefasst.

Jedes Szenario folgt denselben sieben Feldern. Niveau und Tools beschreibt das benötigte Produkt und die Lizenzvoraussetzungen, Wer und in welcher Situation eine fiktive Person und eine Aufgabe, die dem Arbeitsalltag in Türkiye nahekommen. Wie es heute gemacht wird zeigt den bestehenden manuellen Ablauf, Wie es mit KI gemacht wird den neuen Ablauf Schritt für Schritt mit den Menünamen aus den offiziellen Hilfedokumenten. Die Ausdrücke in {geschweiften Klammern} im Feld Beispiel-Prompt sind Platzhalter, die die Teilnehmenden mit ihren eigenen Daten ausfüllen. Im Feld Beleg und Praxisbeispiel wird ein veröffentlichter Praxisfall einer Organisation angeführt, sofern einer vorliegt; andernfalls wird dies ausdrücklich angegeben und auf die offizielle Produktdokumentation verwiesen, auf der das Szenario beruht. Das Feld Worauf zu achten ist bündelt die Einschränkungen hinsichtlich Lizenz, Sprache, personenbezogener Daten und Überprüfung an einer Stelle.

Personen und Unternehmen sind fiktiv; Produktfunktionen, Menüpfade, Einschränkungen und Kennzahlen aus Praxisfällen sind mit ihren Quellen verknüpft. Die Menünamen entsprechen der englischen Benutzeroberfläche in den offiziellen Dokumenten; in der türkischen Benutzeroberfläche können sie anders aussehen. Die Funktionen variieren je nach Tarif, Lizenz, Administratoreinstellung und Region, und die Angaben beruhen auf offiziellen Seiten, die mit Stand November 2026 abgerufen wurden.

Die Unterstützung für Türkisch unterscheidet sich von Tool zu Tool und sogar zwischen den Funktionen desselben Tools. Türkisch ist in der Liste der unterstützten Sprachen von Microsoft Copilot für Geschäfts- und Schulkonten enthalten [5] und kann bei den live übersetzten Untertiteln von Teams als Zielsprache ausgewählt werden. [6] Dagegen ist Türkisch in der offiziellen Sprachliste der Google-Meet-Funktion "Take notes for me" nicht enthalten [7], die Erstellung von Präsentationen mit Gemini in Google Slides wird als auf Englisch beschränkt angegeben [8], Microsoft Copilot video recap unterstützt nur Englisch [9] und Türkisch erscheint nicht in der Liste der unterstützten Sprachen des Rechnungsmodells von AI Builder. [10] Daher ist es wichtig, dass die Teilnehmenden vor der Schulung in ihren eigenen Konten einen kleinen Test auf Türkisch durchführen.

Beim Einsatz in der Schulung können Sie die Teilnehmenden bitten, zunächst drei Aufgaben aufzuschreiben, die sich in ihrer Arbeitswoche wiederholen, anschließend im Verzeichnis das am besten passende Szenario auszuwählen und das Feld „Wer und in welcher Situation“ für ihre eigene Arbeit neu zu formulieren. Der Beispiel-Prompt sollte mit fiktiven oder anonymisierten Daten statt mit echten Kunden- oder Beschäftigtendaten getestet werden. KVKK empfiehlt, bei der Nutzung generativer KI-Tools am Arbeitsplatz personenbezogene und sensible Daten nicht unkontrolliert an öffentlich zugängliche Tools zu übermitteln und die Ausgaben durch einen Menschen prüfen zu lassen. [11] Auch NIST empfiehlt, Systeme unter Bedingungen zu bewerten, die den tatsächlichen Einsatzbedingungen ähneln, und die Quellen in der Ausgabe zu überprüfen. [12] Der Prüfschritt im letzten Feld jedes Szenarios sollte daher als Bestandteil der Übung behandelt werden.