Abschnitt 1: E-Mail, Korrespondenz und interne Kommunikation

Szenario 8: Eine Nachfrage- und Erinnerungs-E-Mail bei ausbleibender Antwort schreiben

Niveau: Einstieg · Tools: Remind me und Help me write in Gmail AI Overview; Outlook Draft with Copilot und Coaching by Copilot.

Wer und in welcher Situation

Deniz arbeitet in der administrativen Beschaffungsabteilung eines Krankenhauses. Deniz möchte Unternehmen, von denen noch Angebote ausstehen, höfliche Nachfrage-E-Mails senden und Unternehmen, die bereits geantwortet haben, nicht erneut anschreiben.

Wie es heute gemacht wird

Deniz durchsucht die gesendeten Nachrichten, notiert das Datum der letzten Antwort und versendet denselben Text mit kleinen Änderungen.

Wie es mit KI gemacht wird

  1. Deniz sortiert die E-Mail-Verläufe nach der zuletzt eingegangenen Nachricht und entfernt diejenigen aus der Liste, die bereits geantwortet haben.
  2. Wenn in Gmail eine Aufgabe mit Fälligkeitstermin vorliegt, nutzt Deniz die Option Remind me in AI Overview; die Erinnerung lässt sich über Tasks oder Calendar verwalten. [18]
  3. In Gmail erstellt Deniz mit Help me write einen kurzen, höflichen Nachfrageentwurf und überarbeitet ihn mit Formalize oder Shorten. [20]
  4. In Outlook erstellt Deniz mit Draft with Copilot einen empfängerspezifischen Entwurf und prüft nach Keep it Betreff, Anhang und Datum. [21]
  5. Deniz überprüft mit Coaching by Copilot den Ton und sendet die Nachricht anschließend ab. [22]

Beispiel-Prompt

Schreibe für {Firmenname} einen Nachfrageentwurf zur E-Mail vom {Datum der ersten Korrespondenz} zum Thema {Betreff}. Gewünschte Information: {Information}. Vorgeschlagenes Antwortdatum: {Datum}. Der Ton soll höflich und der Text kurz sein; falls bereits eine Antwort eingegangen ist, frage nicht erneut nach.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein Unternehmensfall gefunden. Die Dokumentationen zu Gmail Remind me und Help me write sowie Outlook Draft und Coaching bilden die offizielle Grundlage für diese Nutzung. [20] [18] [21] [22]

Worauf Sie achten sollten

Remind me bedeutet nicht, dass die Gegenseite antworten wird. [18] Prüfen Sie in Ihrem Konto, für welche Tarife und Sprachen Help me write verfügbar ist. [20] Prüfen Sie Vertrag und Verfahren persönlich, bevor Sie eine Frist oder Sanktion hinzufügen.

Quellen zu diesem Szenario

  1. Gmail AI Overview ileti dizisi özetleri (support.google.com)
  2. Gmail Help me write (support.google.com)
  3. Outlook Copilot ile e-posta taslağı (support.microsoft.com)
  4. Outlook Copilot e-posta koçluğu (support.microsoft.com)