Escenario 6: Adaptar un mismo anuncio interno a distintos grupos de empleados

Quién y en qué situación

Selin trabaja en la unidad de servicios administrativos de un municipio. Debe comunicar el cambio en el horario de entrada al edificio mediante un mensaje de Teams al personal de campo, un correo electrónico a los directivos y una lista de tareas a los subcontratistas.

Cómo se hace hoy

Redacta un único texto y elimina manualmente los detalles para cada grupo. Si cambia la fecha, puede quedar información desactualizada en alguna versión.

Cómo hacerlo con IA

1. Prepara un único texto fuente con los datos: fecha de entrada en vigor, lugar, acción que deben realizar los empleados y unidad responsable.
2. En Teams, genera una versión breve y profesional con Rewrite with Copilot > Adjust y selecciona Replace. [23]
3. En Microsoft Copilot Chat, indica claramente su objetivo, el contexto, la fuente y el formato esperado; Microsoft recomienda estos cuatro elementos. [29]
4. Contrasta la protección de datos empresariales de Copilot Chat en su cuenta de trabajo y los registros visibles para el administrador de TI con la política de la institución. [30]
5. Si la guía de comunicación y los anuncios de ejemplo van a servir como contexto permanente, añade los archivos y las instrucciones a un Project de Claude. [31]
6. Compara línea por línea la fecha, la hora, el lugar y la unidad responsable en las tres versiones.

Prompt de ejemplo

Genera tres versiones a partir de {anuncio verificado}: un texto de {cantidad de palabras} palabras para {grupo 1} en {canal 1}, un correo electrónico formal para {grupo 2} y una lista de tareas para {grupo 3}. Mantén sin cambios {fecha}, {hora}, {lugar} y {unidad responsable}. No añadas información que no figure en la fuente.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró ningún caso institucional. Teams Rewrite y el enfoque Goal, Context, Source, Expectations de Microsoft constituyen la base oficial. [23] [29]

Aspectos a tener en cuenta

Los prompts y las respuestas de Copilot Chat al que se accede con una cuenta de trabajo pueden registrarse y ser auditados por el administrador de TI. [30] En Claude Projects, las condiciones de las cuentas gratuitas y los planes de pago son diferentes. [31] Antes del envío, verifique las versiones con el único texto fuente aprobado.

Fuentes de este escenario

23. Teams Rewrite with Copilot (support.microsoft.com)
29. Microsoft Copilot iyi komut yazma (support.microsoft.com)
30. Microsoft Copilot Chat kurumsal veri koruması (support.microsoft.com)
31. Claude Projects (support.claude.com)