Szenario 6: Dieselbe interne Mitteilung für verschiedene Beschäftigtengruppen anpassen

Wer und in welcher Situation

Selin arbeitet in der Abteilung für Verwaltungsangelegenheiten einer Stadtverwaltung. Sie muss eine Änderung der Gebäudezutrittszeit dem Außendienstpersonal als Teams-Nachricht, den Führungskräften per E-Mail und den Subunternehmen als Aufgabenliste mitteilen.

Wie es heute gemacht wird

Sie schreibt einen einzigen Text und löscht die Details für jede Gruppe von Hand. Wenn sich das Datum ändert, können in einer Version veraltete Informationen stehen bleiben.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Sie erstellt einen einzigen Ausgangstext mit den Fakten: Datum des Inkrafttretens, Ort, erforderliche Schritte der Beschäftigten und zuständige Abteilung.
2. In Teams erstellt sie mit Rewrite with Copilot > Adjust eine kurze, professionelle Version und wählt Replace. [23]
3. In Microsoft Copilot Chat beschreibt sie ihr Ziel, den Kontext, die Quelle und das erwartete Format ausdrücklich; Microsoft empfiehlt diese vier Elemente. [29]
4. Sie gleicht den Unternehmensdatenschutz von Copilot Chat im Geschäftskonto und die für die IT-Administration einsehbaren Protokolle mit den Richtlinien ihrer Organisation ab. [30]
5. Wenn der Kommunikationsleitfaden und die Beispielmitteilungen als dauerhafter Kontext dienen sollen, fügt sie die Dateien und Anweisungen einem Claude Project hinzu. [31]
6. Sie vergleicht Datum, Uhrzeit, Ort und zuständige Abteilung in den drei Versionen Zeile für Zeile.

Beispiel-Prompt

Erstelle aus {der überprüften Mitteilung} drei Versionen: für {Gruppe 1} auf {Kanal 1} mit {Wortanzahl} Wörtern, für {Gruppe 2} eine formelle E-Mail, für {Gruppe 3} eine Aufgabenliste. {Datum}, {Uhrzeit}, {Ort} und {zuständige Abteilung} sollen unverändert bleiben. Füge keine Informationen hinzu, die nicht in der Quelle stehen.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein Fallbeispiel aus einer Organisation gefunden. Teams Rewrite und Microsofts Ansatz Goal, Context, Source, Expectations bilden die offizielle Grundlage. [23] [29]

Worauf Sie achten sollten

Prompts und Antworten in Copilot Chat, die über ein Geschäftskonto eingegeben bzw. erstellt werden, können gespeichert und von der IT-Administration überprüft werden. [30] Bei Claude Projects unterscheiden sich die Bedingungen für kostenlose Konten und kostenpflichtige Tarife. [31] Prüfen Sie vor dem Versand die Versionen anhand des einzigen freigegebenen Ausgangstextes.

Quellen zu diesem Szenario

23. Teams Rewrite with Copilot (support.microsoft.com)
29. Microsoft Copilot iyi komut yazma (support.microsoft.com)
30. Microsoft Copilot Chat kurumsal veri koruması (support.microsoft.com)
31. Claude Projects (support.claude.com)