Sección 6: Ventas, marketing, comunicación corporativa y atención al cliente

Escenario 54: Búsqueda de respuestas para licitaciones a partir de respuestas de ofertas anteriores

Nivel: Intermedio · Herramientas: Agentes de SharePoint, Copilot in SharePoint, sitios de SharePoint y bibliotecas de documentos con acceso autorizado

Quién y en qué situación

Selin, responsable de ofertas en una empresa de automatización de fábricas en Kocaeli, quiere encontrar respuestas aprobadas en un archivo disperso de SharePoint para una nueva licitación.

Cómo se hace hoy

Busca por nombres de archivo, compara respuestas similares y comunica por separado al equipo cuál es el documento de respaldo.

Cómo hacerlo con IA

  1. Abra el chat del agente que se encuentra en el sitio de SharePoint o en la biblioteca de documentos correspondiente. El agente solo puede responder a la pregunta a partir de los sitios y documentos a los que el usuario tiene acceso. [111]
  2. Si tiene permisos de edición, cree un agente personalizado. Incluya en el alcance de las fuentes únicamente el archivo de ofertas aprobadas, la documentación actualizada de los productos y las páginas de políticas pertinentes; defina el objetivo y el comportamiento. [111]
  3. Proporcione al agente la pregunta de la RFP y solicite la respuesta en el formato “respuesta propuesta, documento de respaldo, fecha del documento, información faltante”. Compárela con el texto original de la biblioteca de documentos.
  4. En lugar de pegar la respuesta directamente en la oferta, envíela a un especialista en el tema. Si va a compartir el enlace del agente, utilice Share > Copy link en el panel de chat. [111]

Prompt de ejemplo

Utiliza únicamente las fuentes aprobadas a las que este agente tiene acceso para {pregunta de la licitación}. Busca formulaciones similares en respuestas anteriores e indica el nombre del documento fuente. Si la fuente no contiene la respuesta, di “no hay”. No inventes ningún compromiso técnico, certificación, plazo de entrega ni precio nuevos. Divide el resultado en respuesta propuesta, respaldo, contradicciones y puntos que requieren aprobación humana.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró un caso empresarial independiente. Microsoft documenta que los agentes de SharePoint pueden responder preguntas a partir del contenido de documentos y sitios, y que es posible personalizar el alcance de las fuentes y el comportamiento. [111]

Aspectos a tener en cuenta

No añada al agente documentos a cuya carpeta de origen no tenga acceso. Para Copilot in SharePoint puede ser necesaria una licencia o una configuración de pago por uso, y para un agente personalizado, permisos de edición del sitio. Solicite al equipo técnico que apruebe la redacción y las fuentes de la oferta. [111] [108]

Fuentes de este escenario

  1. Knowledge sources summary (learn.microsoft.com)
  2. Get started with agents in SharePoint (support.microsoft.com)