Abschnitt 6: Vertrieb, Marketing, Unternehmenskommunikation und Kundenservice

Szenario 54: Antworten für Ausschreibungen aus früheren Angebotsantworten finden

Niveau: Mittelstufe · Tools: SharePoint-Agenten, Copilot in SharePoint, freigegebene SharePoint-Websites und Dokumentbibliotheken

Wer und in welcher Situation

Selin, Angebotsmanagerin bei einem Unternehmen für Fabrikautomatisierung in Kocaeli, möchte für eine neue Ausschreibung freigegebene Antworten im verstreuten SharePoint-Archiv finden.

Wie es heute gemacht wird

Sie sucht nach Dateinamen, vergleicht ähnliche Antworten und teilt dem Team das zugrunde liegende Dokument gesondert mit.

Wie es mit KI gemacht wird

  1. Öffnen Sie den Agentenchat auf der betreffenden SharePoint-Website oder in der Dokumentbibliothek. Der Agent kann die Frage nur anhand der Websites und Dokumente beantworten, auf die der Benutzer zugreifen kann. [111]
  2. Erstellen Sie einen benutzerdefinierten Agenten, wenn Sie Bearbeitungsrechte haben. Nehmen Sie nur das freigegebene Angebotsarchiv, aktuelle Produktdokumente und relevante Richtlinienseiten in den Quellenumfang auf; definieren Sie Zweck und Verhalten. [111]
  3. Geben Sie dem Agenten die RFP-Frage und fordern Sie die Antwort im Format „vorgeschlagene Antwort, zugrunde liegendes Dokument, Dokumentdatum, fehlende Informationen“ an. Vergleichen Sie sie mit dem Originaltext in der Dokumentbibliothek.
  4. Senden Sie die Antwort an einen Fachexperten, statt sie direkt in das Angebot einzufügen. Wenn Sie den Agentenlink teilen möchten, verwenden Sie im Chatbereich Share > Copy link. [111]

Beispiel-Prompt

Verwende für {Ausschreibungsfrage} ausschließlich die freigegebenen Quellen, auf die dieser Agent zugreifen kann. Finde ähnliche Formulierungen in früheren Antworten und nenne den Namen des Quelldokuments. Wenn die Quelle keine Antwort enthält, sage „nicht vorhanden“. Erfinde keine neue technische Zusage, Zertifizierung, Lieferfrist oder Preisangabe. Gliedere das Ergebnis in vorgeschlagene Antwort, Beleg, Widersprüche und Punkte, die eine menschliche Freigabe erfordern.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein unabhängiges Unternehmensfallbeispiel gefunden. Microsoft dokumentiert, dass SharePoint-Agenten Fragen anhand von Dokument- und Websiteinhalten beantworten können und dass Quellenumfang und Verhalten angepasst werden können. [111]

Worauf Sie achten sollten

Fügen Sie dem Agenten kein Dokument hinzu, wenn kein Zugriff auf den Quellordner besteht. Für Copilot in SharePoint kann eine Lizenz oder eine pay-as-you-go-Einstellung erforderlich sein, für einen benutzerdefinierten Agenten eine Berechtigung zur Bearbeitung der Website. Lassen Sie die Formulierungen und Quellen im Angebot vom technischen Team freigeben. [111] [108]

Quellen zu diesem Szenario

  1. Knowledge sources summary (learn.microsoft.com)
  2. Get started with agents in SharePoint (support.microsoft.com)