Szenario 2: Entscheidungen und offene Aufgaben aus einem langen E-Mail-Verlauf herausarbeiten

Wer und in welcher Situation

Murat arbeitet im Einkaufsteam einer Holding. Aus E-Mail-Verläufen, in denen Lieferanten, Rechtsabteilung und Finanzteam über Wochen korrespondiert haben, arbeitet er die endgültigen Entscheidungen und die für ihn verbleibenden Aufgaben heraus.

Wie es heute gemacht wird

Er öffnet die letzte Nachricht, überfliegt die Antworten nach oben und kopiert die Datumsangaben in eine Notizdatei. Um festzustellen, ob ein früherer Vorschlag zurückgezogen wurde, liest er den Verlauf von Anfang an.

Wie es mit KI gemacht wird

1. In Gmail öffnet er den Verlauf und klickt oben auf Summarize this email; AI Overview fasst die wichtigsten Punkte und Antworten zusammen. [18]
2. Für ein detaillierteres Ergebnis gibt er über Ask Gemini > prompt box > Submit den Prompt „Trenne Entscheidungen, verworfene Optionen, offene Fragen und meine Aufgaben voneinander“ ein. [16]
3. In Outlook wählt er die Unterhaltung aus und klickt auf Summary by Copilot oder Summarize. Gibt es einen nummerierten Quellenverweis, öffnet er die zugehörige Nachricht. [19]
4. Er überführt die Ausgabe in die Felder Entscheidung, verantwortliche Person, Frist und Quellnachricht; ein nicht ausdrücklich genanntes Datum ergänzt er nicht.
5. Vor dem Teilen prüft er die neueste Nachricht und die Anhänge zusätzlich.

Beispiel-Prompt

Fasse diesen E-Mail-Verlauf ausschließlich auf Grundlage seines Inhalts zusammen. Verwende die Überschriften Entscheidungen, Entscheidungsdatum, verantwortliche Person, offene Aufgabe, ausdrücklich genannte Frist, ungeklärte Frage und zugehörige Nachricht. Schätze fehlende Informationen nicht.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein unabhängiges Unternehmensbeispiel gefunden. Die offiziellen Dokumentationen von Gmail und Outlook beschreiben, wie sich die wichtigsten Punkte aus einer langen Unterhaltung herausarbeiten lassen und wie man zur Quellnachricht zurückkehrt. [18] [19]

Worauf Sie achten sollten

Gmail-Zusammenfassungen können fehlerhaft sein, und die intelligenten Funktionen müssen aktiviert sein. [18] Überprüfen Sie die endgültige Fassung der Entscheidung in der E-Mail, auch wenn ein Quellenverweis in Outlook vorhanden ist. Dieses Szenario umfasst nur den E-Mail-Verlauf; es handelt sich nicht um eine Besprechungszusammenfassung.

Quellen zu diesem Szenario

16. Gemini ile Gmail işbirliği (support.google.com)
18. Gmail AI Overview ileti dizisi özetleri (support.google.com)
19. Outlook e-posta zincirini Copilot ile özetleme (support.microsoft.com)