Abschnitt 1: E-Mail, Korrespondenz und interne Kommunikation

Szenario 1: Den Posteingang am Morgen nach Priorität ordnen

Niveau: Einstieg · Tools: Gemini AI Inbox oder Ask Gemini in Gmail, Copilot und Prioritize my inbox in Outlook; geeigneter Tarif oder geeignete Lizenz.

Wer und in welcher Situation

Zeynep ist bei einem Logistik-KMU für den operativen Betrieb verantwortlich. Jeden Morgen filtert sie aus den Nachrichten von Transportunternehmen, Lager und Kunden diejenigen heraus, die heute beantwortet werden müssen.

Wie es heute gemacht wird

Sie öffnet Absender und Betreff einzeln, markiert die aus ihrer Sicht dringenden Nachrichten mit einem Stern und verschiebt Nachrichten, die auf eine Antwort warten, in einen separaten Ordner.

Wie es mit KI gemacht wird

  1. Sie öffnet in Outlook in Copilot die Ansicht Prioritize my inbox. E-Mails können mit hoher, niedriger oder normaler Priorität und einer Begründung eingestuft werden. [13]
  2. Sie lässt sich von der IT-Administration bestätigen, dass Copilot Chat bei der Nutzung ohne Lizenz und mit Lizenz auf unterschiedliche Umfänge von Geschäftsdaten zugreifen kann. [14]
  3. Falls sie in Gmail über ein geeignetes Workspace-Konto verfügt, gibt sie oben rechts über Ask Gemini > prompt box > Submit Folgendes ein: „Liste die Nachrichten, die heute eine Antwort erfordern, nach Betreff, Absender, Frist und Maßnahme auf.“ Türkisch gehört zu den aufgeführten Sprachen für Gemini in Gmail. [15] [16]
  4. Wenn die Funktion AI Inbox in Gmail angezeigt wird, aktiviert sie diese über Settings > See all settings > Inbox > Show AI Inbox. Diese Funktion ist separat als auf die USA und Englisch beschränkte Betaversion dokumentiert. [17]
  5. Sie gleicht die Priorität mit dem Datum in der E-Mail selbst und der unternehmensinternen Regel für dringende Aufgaben ab.

Beispiel-Prompt

Teile die folgenden Nachrichten in die Felder {Absender}, {Betreff}, {Frist} und {erwartete Maßnahme} auf. Stufe die Priorität ausschließlich anhand der Belege im Text als hoch, normal oder niedrig ein. Schreibe bei Unsicherheit „muss überprüft werden“.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein unabhängiges Unternehmensfallbeispiel gefunden; die Grundlage bilden die Erläuterung der Priorisierung in Outlook und die Posteingangsfunktionen von Gmail Gemini. [16] [13]

Worauf Sie achten sollten

AI Inbox unterstützt keine Anhänge, delegierten Posteingänge oder verschlüsselten E-Mails; es bestehen regionale und sprachliche Einschränkungen. [17] Bei Copilot funktionieren einige Outlook-Funktionen möglicherweise nicht mit verschlüsselten oder IRM-geschützten Nachrichten. [13]

Quellen zu diesem Szenario

  1. Outlook Copilot SSS ve sınırlamalar (support.microsoft.com)
  2. Copilot Chat lisansla ve lisanssız kullanım (support.microsoft.com)
  3. Gmail Gemini özellikleri ve kullanılabilirlik (support.google.com)
  4. Gemini ile Gmail işbirliği (support.google.com)
  5. Gmail AI Inbox (support.google.com)