Szenario 19: Workshops und Brainstormings im Zeitplan halten

Wer und in welcher Situation

Sibel ist Spezialistin für Prozessverbesserung in einer Gesundheitsdienstleistungsgruppe in İstanbul und führt Ideenworkshops mit den Abteilungen durch. Sie möchte Ideen anhand der Tagesordnung nachverfolgen, ohne dass sie verloren gehen, Zeitvorgaben sichtbar machen und offene Fragen sammeln.

Wie es heute gemacht wird

Sibel fügt die Tagesordnung in den Besprechungschat ein und stoppt die Zeit mit ihrem Telefon. Da die Ideen in verschiedenen Nachrichten stehen, ordnet sie am Ende der Besprechung manuell zu, welcher Vorschlag diskutiert wurde und was eine offene Frage ist.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Aktivieren Sie in Teams unter Calendar > New meeting > Options > Copilot and other AI die Einstellung Allow Copilot and Facilitator und schalten Sie Facilitator ein. [51]
2. Tragen Sie die Tagesordnung mit Themen und zugewiesenen Zeiten in die Besprechungsbeschreibung oder die Komponente Loop meeting notes ein. Facilitator kann sie in den Besprechungschat übernehmen. [51]
3. Wählen Sie in der Besprechung More actions > Turn on Facilitator. Fordern Sie bei Bedarf im Chat mit @Facilitator einen neuen Tagesordnungspunkt oder einen Timer an. [51]
4. Fragen Sie während des Workshops im Chat nach offenen Fragen, Entscheidungen sowie Vor- und Nachteilen der Ideen; prüfen und korrigieren Sie am Ende der Besprechung die Bereiche Notes und AI summary selbst. [51]

Beispiel-Prompt

@Facilitator, verfolge die Tagesordnung für {Workshopziel}. Halte für jede Idee den Vorschlag, die Begründung, die offene Frage und den nächsten Diskussionsschritt getrennt fest. Schließe das Thema ab, wenn die Zeit abgelaufen ist, und markiere die noch offene Frage; halte keine Entscheidungen fest, die im Gespräch nicht getroffen wurden.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein unabhängig veröffentlichter Workshop-Fall gefunden; die Dokumentation zu Microsoft Facilitator bestätigt die Funktionen für Echtzeitnotizen, die Nachverfolgung der Tagesordnung, die Beantwortung offener Fragen und Timer. [51]

Worauf Sie achten sollten

Zum Hinzufügen oder Aktivieren von Facilitator ist eine Copilot-Lizenz erforderlich; laut Dokumentation sind einige Funktionen als Public Preview verfügbar. [51] Für Abfragen nach der Besprechung ist eine Transkription erforderlich. [51] Bei einem Workshop mit sensiblen Inhalten können Sie statt einer Aufzeichnung die Option in Betracht ziehen, Copilot nur während der Besprechung zu verwenden. Beachten Sie jedoch, dass Prompts und Antworten der Purview-Richtlinie unterliegen können. [45]

Quellen zu diesem Szenario

45. Use Copilot without transcribing or recording a Teams meeting or call (support.microsoft.com)
51. Facilitator in Microsoft Teams meetings (support.microsoft.com)