Szenario 17: Aus einer Besprechungszusammenfassung eine Follow-up-E-Mail erstellen

Wer und in welcher Situation

Nihan ist Projektmanagerin in einem KMU, das Softwaredienstleistungen für eine Stadtverwaltung in Ankara erbringt. Nach der wöchentlichen Statusbesprechung möchte sie dem Kunden die Entscheidungen und die erwarteten Zuarbeiten senden. Die E-Mail soll die Besprechung korrekt wiedergeben, aber eindeutig als Entwurf überprüft werden können.

Wie es heute gemacht wird

Nihan öffnet die Recap-Seite und kopiert die Notizen, verfasst im neuen Outlook eine E-Mail und fügt die Empfänger manuell hinzu. Damit Zusammenfassung und E-Mail nicht zu unterschiedlichen Versionen werden, gleicht sie beide mehrmals ab.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Öffnen Sie im Teams-Besprechungschat die Registerkarte Recap und wählen Sie Share > Share to email. Das System erstellt einen Outlook-Entwurf mit der Besprechungszusammenfassung und den Folgeaufgaben. [46]
2. Prüfen Sie die eingeladenen Personen im Feld To; passen Sie die externen Empfänger, die CC-Empfänger und Personen an, mit denen die Inhalte nicht geteilt werden sollten. [46]
3. Kürzen Sie den E-Mail-Text unter den Überschriften „Entscheidungen“, „vom Kunden erwartete Zuarbeiten“, „unsere Maßnahmen“ und „offener Punkt“. Ergänzen Sie keine Termine oder Verantwortlichen, wenn diese fehlen.
4. Vergleichen Sie den Entwurf mit den Besprechungsnotizen und dem Transkript; korrigieren Sie Fehler und klicken Sie erst danach auf Send. [46]

Beispiel-Prompt

Erstelle aus diesem Besprechungs-Recap einen kurzen Entwurf für eine Follow-up-E-Mail an {Empfängergruppe}. Führe Entscheidungen und Maßnahmen getrennt auf. Verwende nur ausdrücklich genannte Verantwortliche und Termine. Ergänze keine Zusagen, die nicht im Transkript stehen, und führe die zu überprüfenden Punkte im letzten Abschnitt auf.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde keine unabhängig veröffentlichte Kundenfallstudie gefunden; die Dokumentation zu Teams Recap zeigt, dass über Share > Share to email ein E-Mail-Entwurf mit Zusammenfassung und Folgeaufgaben erstellt wird. [46]

Worauf Sie achten sollten

Eine Vertraulichkeitsbezeichnung oder eine Zugriffsbeschränkung für die Aufzeichnung oder das Transkript kann diese Freigabe verhindern. [46] Der Verwendungszweck personenbezogener Daten in der E-Mail und der Empfängerkreis müssen den KVKK-Regeln der Organisation zur Information und Datenübermittlung entsprechen. [43] Bei diesem Schritt handelt es sich um einen vom Benutzer freizugebenden Entwurf, nicht um einen automatischen Versand.

Quellen zu diesem Szenario

43. KVKK Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesi Rehberi (kvkk.gov.tr)
46. Recap in Microsoft Teams (support.microsoft.com)