Szenario 15: Entscheidungen und Maßnahmen mit ihren Verantwortlichen getrennt erfassen

Wer und in welcher Situation

Ayşe ist Projektkoordinatorin in einer Produktionsfabrik in Konya und möchte die Aufgaben aus der wöchentlichen Besprechung der Teams für Qualität, Instandhaltung und Einkauf in einer einzigen Liste zusammenführen. Ihre Frage lautet: „Wer erledigt was bis wann?“

Wie es heute gemacht wird

Ayşe erstellt eine Tabelle, indem sie ihre Notizen, den Chat und mündliche Zusagen zusammenführt. Punkte, bei denen die Verantwortlichen oder Termine unklar sind, lässt sie vom Team bestätigen.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Öffnen Sie im Besprechungschat die Registerkarte Recap und wählen Sie AI summary aus. Die Veranstaltung muss transkribiert worden sein. [46]
2. Geben Sie im Copilot-Bereich einen Prompt ein, der Entscheidungen, offene Fragen und Maßnahmen unter getrennten Überschriften anfordert. Teams kann mit Copilot auch während des Gesprächs die wichtigsten Punkte und vorgeschlagene Maßnahmen herausarbeiten. [44] [46]
3. Lassen Sie die Ausgabe mit den Spalten Entscheidung, Maßnahme, ausdrücklich genannte verantwortliche Person, Termin, Quellenzeitstempel und Überprüfungsstatus strukturieren.
4. Wenn die verantwortliche Person oder der Termin im Transkript fehlt, schreiben Sie „nicht angegeben“. Holen Sie eine menschliche Freigabe ein, bevor Sie die endgültige Liste mit der für die Besprechung verantwortlichen Person und den betreffenden Personen teilen.

Beispiel-Prompt

Extrahiere aus dem Transkript und dem Chat dieser Besprechung ausschließlich ausdrücklich genannte Informationen. Schreibe die Entscheidungen und Maßnahmen in zwei getrennten Abschnitten auf. Die Maßnahmentabelle soll die Aufgabe, die ausdrücklich genannte verantwortliche Person, den ausdrücklich genannten Endtermin und den zugrunde liegenden Satz enthalten. Wenn die verantwortliche Person oder der Termin fehlt, schreibe „nicht angegeben“.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein unabhängig veröffentlichter Fall gefunden, der diesem Szenario nahekommt; die offizielle Dokumentation zu Teams Recap bestätigt die Abschnitte AI summary und follow-up tasks, die Copilot-Dokumentation bestätigt die Maßnahmenvorschläge. [44] [46]

Worauf Sie achten sollten

Microsoft weist darauf hin, dass KI-Inhalte fehlerhaft, unvollständig oder unangemessen sein können. [46] Eine Vertraulichkeitsbezeichnung oder eine Zugriffsbeschränkung für die Aufzeichnung bzw. das Transkript kann die Weitergabe der Zusammenfassung verhindern. [46] In diesem Abschnitt geht es nicht um die automatische Erstellung von Aufgaben, sondern um von Menschen überprüfte Besprechungsergebnisse.

Quellen zu diesem Szenario

44. Catch up on meetings with Microsoft Copilot in Teams (support.microsoft.com)
46. Recap in Microsoft Teams (support.microsoft.com)