Szenario 11: Agenda und Kurzbriefing für ein Kundengespräch

Wer und in welcher Situation

Derya, Kundenbetreuerin bei einem Automobilzulieferer in Bursa, prüft monatlich die offenen Angebote und die bisherige Korrespondenz des Kunden. Sie möchte die Besprechungspunkte aus der Einladung und die jüngste Anfrage auf einer Seite sehen.

Wie es heute gemacht wird

Derya öffnet die E-Mail-Verläufe, die Angebotsdatei und die bisherigen Notizen separat. Sie kopiert die Themen in die Besprechungsbeschreibung und notiert die Fragen.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Erstellen Sie im neuen Outlook eine neue Besprechung und fügen Sie Titel und Teilnehmende hinzu. Klicken Sie in der Besprechungsbeschreibung auf die Copilot-Schaltfläche oder verwenden Sie Alt+i; führen Sie Auto draft an agenda aus. [41]
2. Geben Sie im Agendaentwurf das Ziel, das Kundenthema und die Punkte an, zu denen eine Entscheidung erwartet wird. Wählen Sie bei Bedarf mit / eine Microsoft 365-Datei aus. [41]
3. Öffnen Sie die Besprechungseinladung und wählen Sie die Schaltfläche Prepare for this meeting. Lesen Sie über Show more den Kontext, den Copilot aus den E-Mails, Aufgaben und Dokumenten ermittelt hat, auf die Sie Zugriff haben. [42]
4. Gleichen Sie vor dem Speichern der Agenda mit Keep it den Kundennamen, die Angebotsversion und die Punkte, zu denen eine Entscheidung erwartet wird, mit den Dateien ab. [41] [42]

Beispiel-Prompt

Erstelle einen Agendaentwurf für 30 Minuten mit {Kundenname} zum Zweck {Besprechungsziel}. Ermittle aus den E-Mails, Aufgaben und Dateien, auf die du Zugriff hast, die aktuell offenen Themen. Gib für jeden Punkt das Ziel, die Entscheidungsfrage und das erforderliche Dokument an. Wenn du keine Informationen findest, lasse die Stelle leer und stelle keine Vermutungen an.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde keine unabhängig veröffentlichte Kundenfallstudie zu diesem Szenario gefunden; Grundlage sind die offiziellen Nutzungsdokumentationen zu den Outlook-Funktionen für Agendaentwürfe und Besprechungsvorbereitung. [41] [42]

Worauf Sie achten sollten

Copilot fasst nur Inhalte zusammen, auf die Sie Zugriff haben; andere Teilnehmende sehen möglicherweise eine andere Zusammenfassung. Wenn keine zugehörigen Inhalte vorhanden sind, kann die Ausgabe allgemein bleiben. Überprüfen Sie die Kunden- und Angebotsbedingungen. [42] Prüfen Sie die Unternehmensrichtlinien, bevor Sie vertrauliche Dateien hinzufügen.

Quellen zu diesem Szenario

41. Create a meeting agenda with Copilot in Outlook (support.microsoft.com)
42. Prepare for your meeting with Copilot (support.microsoft.com)