Szenario 10: Qualitätskontrolle der Korrespondenz vor dem Senden durchführen

Wer und in welcher Situation

Kerem arbeitet im Team für interne Kommunikation einer Bank. Er möchte prüfen, ob die Mitteilung an die Geschäftsleitung Fehler bei Datumsangaben, Zahlen, Zuständigkeiten oder im Ton enthält; die KI soll den Text nicht versenden, sondern eine Checkliste erstellen.

Wie es heute gemacht wird

Er liest den Entwurf zweimal, vergleicht ihn mit dem Quelldokument und bittet um eine zweite redaktionelle Einschätzung.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Er trennt die freigegebene Quelle vom zu versendenden Entwurf und legt fest, welche Datumsangaben, Zahlen, Empfänger- und Anhangsfelder er prüfen wird.
2. In Gmail lässt er den Entwurf über Ask Gemini > Submit anhand des Quelltexts prüfen; dabei nutzt er die Quellen- und Feedbackoptionen. [16]
3. In Outlook öffnet er Coaching by Copilot und bewertet die Vorschläge einzeln. [22]
4. In Copilot Chat prüft er, in welchem Modus er mit Unternehmensdaten und angehängten Dateien arbeitet; er öffnet die Quellenverweise der Antwort. [30] [37]
5. Er kann einen anonymisierten Entwurf in ChatGPT hochladen; das Hochladen von Dateien hängt vom Tarif und den Einstellungen des Arbeitsbereichs ab. Auch Gemini Apps unterstützt das Hochladen und Zusammenfassen von Dateien sowie das Gewinnen von Erkenntnissen daraus. [38] [39]
6. Die endgültige Entscheidung trifft ein Mensch; vor Send prüft er Zahlen, Datumsangaben, Empfänger, Anhänge, Berechtigungen und Vertraulichkeitsstufe.

Beispiel-Prompt

Vergleiche {freigegebene Quelle} mit {zu versendender Entwurf}. Liste Aussagen, die nicht in der Quelle enthalten sind, fehlende Informationen, Unstimmigkeiten bei Datumsangaben und Zahlen, unklare Sätze und Probleme mit dem Ton auf. Schreibe keinen neuen Text; gib nur die Feststellungen und die Checkliste aus.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein Fall aus dem Bankensektor gefunden. Die Text- und Dateifunktionen von Gmail Ask Gemini, Outlook Coaching und ChatGPT unterstützen diesen Ansatz zur Qualitätskontrolle. [16] [22] [24]

Worauf Sie achten sollten

Google-Workspace-Daten werden nicht ohne Zustimmung für das Training des Gemini-Basismodells verwendet; für die Weitergabe an Gemini Apps oder Search über ein persönliches Konto können jedoch andere Bedingungen gelten. [40] Bewerten Sie die persönlichen Einstellungen von ChatGPT und die Hinweise von Claude zu sensiblen Daten im Zusammenhang mit den Unternehmensrichtlinien. [26] [25]

Quellen zu diesem Szenario

16. Gemini ile Gmail işbirliği (support.google.com)
22. Outlook Copilot e-posta koçluğu (support.microsoft.com)
24. ChatGPT yetenekleri (help.openai.com)
25. Claude hassas veri ve gizlilik (support.claude.com)
26. ChatGPT veri kontrolleri (help.openai.com)
30. Microsoft Copilot Chat kurumsal veri koruması (support.microsoft.com)
37. Microsoft Copilot Chat SSS (support.microsoft.com)
38. Gemini Apps dosya yükleme ve analiz (support.google.com)
39. ChatGPT dosya yükleme (help.openai.com)
40. Google Workspace Gemini veri koruması (support.google.com)