Scénario 9: Créer une bibliothèque de modèles sécurisée pour les correspondances récurrentes

Pour qui et dans quelle situation

Oğuz travaille au service de scolarité d’un établissement d’enseignement privé. Il réécrit souvent des messages pour demander une attestation d’inscription ou signaler des pièces manquantes.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Il copie du texte à partir d’anciens e-mails envoyés ; il effectue une dernière relecture pour vérifier qu’il ne reste aucune ancienne date, aucun lien erroné ni le nom d’un autre élève.

Comment procéder avec l’IA

1. Il délimite les champs variables avec les espaces réservés {nom de l’élève}, {numéro de candidature}, {document manquant} et {date limite}.
2. Dans Gmail, il suit le chemin Settings > See all settings > Advanced > Templates > Enable, puis Compose > More options > Templates > Save draft as template > Save as new template. [35]
3. Pour utiliser un modèle, il sélectionne More options > Templates > Insert template et remplit manuellement les espaces réservés. Les modèles Gmail sont utilisables sur ordinateur. [35]
4. Dans Outlook, il choisit Message > Mail template > Save email as template pour un e-mail complet et Message > My Templates > +Template pour une phrase courte. [36]
5. S’il ajoute le guide de communication dans un Project Claude, il inclut l’instruction « conserve les espaces réservés, n’invente pas de données ». [31]
6. Il vérifie régulièrement les liens et le style de communication de l’établissement.

Exemple de prompt

Crée un modèle de {objectif de la correspondance} pour {type d’établissement}. Utilise uniquement les champs variables {nom de l’élève}, {numéro de candidature}, {document manquant}, {date limite} et {canal de communication}. N’invente aucune donnée personnelle, date ou lien. Ajoute une vérification avant envoi à la fin.

Preuves et exemple réel

Aucun cas d’établissement n’a été trouvé. La documentation sur les modèles Gmail et Outlook explique comment les enregistrer et les insérer, tandis que la documentation Claude Projects explique comment utiliser les fichiers et les instructions comme contexte de travail. [35] [36] [31]

Points de vigilance

Un modèle supprimé dans Gmail ne peut pas être restauré. Dans Outlook, Mail Templates sert aux e-mails complets et My Templates aux textes courts, et leur utilisation nécessite un abonnement adapté. [35] [36]

Sources de ce scénario

31. Claude Projects (support.claude.com)
35. Gmail e-posta şablonları (support.google.com)
36. Outlook e-posta şablonları (support.microsoft.com)