Section 1: E-mails, correspondance et communication interne

Scénario 8: Rédiger un e-mail de suivi et de rappel en cas de réponse tardive

Niveau: Débutant · Outils: Remind me et Help me write dans Gmail AI Overview ; Draft with Copilot et Coaching by Copilot dans Outlook.

Pour qui et dans quelle situation

Deniz travaille au service des achats administratifs d’un hôpital. Deniz souhaite envoyer un e-mail de suivi courtois aux entreprises dont une offre est attendue, sans relancer celles qui ont déjà répondu.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Deniz effectue une recherche dans les messages envoyés, note la date de la dernière réponse et envoie le même texte avec de légères modifications.

Comment procéder avec l’IA

  1. Deniz classe les fils de discussion selon le dernier message reçu et retire de la liste les entreprises ayant répondu.
  2. Dans Gmail, lorsqu’une tâche comporte une échéance, Deniz utilise l’option Remind me dans AI Overview ; le rappel peut être géré depuis Tasks ou Calendar. [18]
  3. Dans Gmail, Deniz génère un brouillon de suivi bref et courtois avec Help me write, puis le modifie avec Formalize ou Shorten. [20]
  4. Dans Outlook, Deniz génère un brouillon adapté au destinataire avec Draft with Copilot, puis vérifie l’objet, la pièce jointe et la date après avoir sélectionné Keep it. [21]
  5. Deniz vérifie le ton avec Coaching by Copilot, puis envoie le message. [22]

Exemple de prompt

Rédige un brouillon de suivi pour {nom de l’entreprise} concernant l’e-mail du {date du premier échange} ayant pour objet {objet}. Information demandée : {information}. Date de réponse proposée : {date}. Adopte un ton courtois et concis ; si une réponse a déjà été reçue, ne renouvelle pas la demande.

Preuves et exemple réel

Aucun cas d’entreprise n’a été trouvé. La documentation de Gmail sur Remind me et Help me write et celle d’Outlook sur Draft et Coaching constituent les sources officielles de cet usage. [20] [18] [21] [22]

Points de vigilance

Remind me ne garantit pas que l’autre partie répondra. [18] Vérifiez dans votre compte la disponibilité de Help me write selon votre forfait et votre langue. [20] Vérifiez vous-même le contrat et la procédure avant d’ajouter une date limite ou une sanction.

Sources de ce scénario

  1. Gmail AI Overview ileti dizisi özetleri (support.google.com)
  2. Gmail Help me write (support.google.com)
  3. Outlook Copilot ile e-posta taslağı (support.microsoft.com)
  4. Outlook Copilot e-posta koçluğu (support.microsoft.com)