Sección 8: Escenarios de integración de Google Workspace + Gemini

Escenario 80: Combinar la investigación en Workspace con sistemas externos a la organización

Nivel: Avanzado · Herramientas: Gemini Enterprise, conectores de terceros, Google Drive y Gmail, Workspace Deep Research

Quién y en qué situación

Kerem forma parte del equipo de estrategia de un holding. Al evaluar a un proveedor logístico, quiere revisar conjuntamente los registros de SharePoint, Jira, Drive y Gmail.

Cómo se hace hoy

Kerem realiza búsquedas por separado en cada sistema y recopila los enlaces en un documento de notas.

Cómo hacerlo con IA

  1. El administrador configura en Gemini Enterprise las fuentes de datos corporativos necesarias. Los conectores preconfigurados abarcan sistemas como Confluence, Jira, Microsoft SharePoint y ServiceNow. [142]
  2. Kerem busca en Gemini Enterprise utilizando términos relacionados con el proveedor, el proyecto y los riesgos. Comprueba que los resultados se ajusten a los permisos del usuario. [142]
  3. Inicie la función Deep Research en Gemini dentro de Gmail, Drive, Docs, Sheets o Slides. Revise el plan y añada fuentes de Gmail o Drive. [143]
  4. Cuando el informe esté terminado, abra y verifique las fuentes externas y de Workspace utilizadas.
  5. Registre las fuentes en la nota de decisión de Docs.

Prompt de ejemplo

Busca contratos, datos de rendimiento operativo y registros de riesgos abiertos relacionados con {nombre_del_proveedor} en las fuentes corporativas conectadas. A continuación, contrasta las fuentes de Drive y Gmail con Deep Research. Presenta cada hallazgo con el nombre de la fuente, la fecha y el nivel de confianza; no generes conclusiones que no estén en la fuente.

Evidencia y ejemplo real

La documentación de Gemini Enterprise define el producto como una plataforma de búsqueda interna y agentes; los conectores de terceros y la búsqueda que tiene en cuenta los permisos permiten este escenario. [142] La documentación de Deep Research explica que Gmail o Drive son fuentes adicionales. [143]

Aspectos a tener en cuenta

La documentación de Gemini Enterprise incluye las versiones Standard, Plus, Pay-as-you-go y Frontline; existe un centro de ayuda independiente para Business. [142] Deep Research requiere un plan de Workspace compatible. [143] Un número elevado de fuentes puede superar la capacidad de contexto; verifique el informe. [133] El contexto de las pestañas del navegador es una función de Gemini in Chrome; en las cuentas administradas se requieren Admin Console y una política de Chrome. [144] No extienda el compromiso de privacidad de Workspace a los conectores externos; aplique la política de datos y KVKK de la organización. [40]

Fuentes de este escenario

  1. Google Workspace Gemini veri koruması (support.google.com)
  2. Use sources with Google Workspace with Gemini (support.google.com)
  3. What is Gemini Enterprise (docs.cloud.google.com)
  4. Use Deep Research in Gemini in Workspace apps (support.google.com)
  5. Gemini in Chrome for administrators (support.google.com)