Sección 8: Escenarios de integración de Google Workspace + Gemini

Escenario 77: Clasificación de registros de clientes con Sheets AI

Nivel: Intermedio · Herramientas: Google Sheets AI function, =AI o =Gemini, tabla de comentarios de clientes

Quién y en qué situación

Can es líder del equipo de atención al cliente en una empresa de comercio electrónico. Organiza los mensajes sobre devoluciones, cambios, entregas y satisfacción con una misma estructura de categorías para el informe semanal.

Cómo se hace hoy

Can lee cada mensaje, escribe manualmente una etiqueta en la columna de categoría y separa los registros ambiguos en otra hoja.

Cómo hacerlo con IA

  1. Abra el archivo de Sheets que contiene los mensajes. Escriba =AI() o =Gemini() en una celda de categoría vacía; si lo desea, utilice Insert > Function > AI. [78]
  2. Indique en el prompt las definiciones de las categorías y la celda que se clasificará: =AI("Clasifica el mensaje del cliente como devolución, cambio, entrega u otros. Escribe únicamente el nombre de la categoría.", C2).
  3. Seleccione la celda y pulse el botón Generate and insert. Revise los primeros ejemplos con el líder de atención al cliente; si es necesario, aclare el prompt y utilice Refresh and Insert. [78]
  4. Para seleccionar un rango de celdas como fuente, marque el rango correspondiente. Gemini in Sheets puede trabajar con el rango seleccionado como fuente. [133]
  5. Antes de incluirlos en los informes, corrija manualmente los resultados ambiguos, vacíos o que parezcan incorrectos.

Prompt de ejemplo

Clasifica este mensaje de cliente en una sola categoría utilizando {definiciones_de_categorías}. Si el mensaje encaja en dos categorías, escribe “revisión”. Devuelve únicamente el nombre de la categoría.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró ningún caso de cliente publicado; la documentación oficial indica que AI function puede generar texto, resumir, categorizar y realizar análisis de sentimiento, y el documento fuente explica la selección de rangos. [78] [133]

Aspectos a tener en cuenta

La función requiere un plan de Workspace o Google AI compatible; algunos usuarios pueden necesitar acceso a Workspace Experiments o a la versión beta. [78] AI function solo devuelve texto y no accede a toda la hoja de cálculo ni a otros archivos de Drive. [78] El resultado no se puede deshacer; es necesario volver a generarlo y se generan como máximo 350 celdas de AI seleccionadas a la vez. [78] No copie datos de clientes en la pantalla de comentarios; Google indica que los comentarios no deben contener datos sensibles ni confidenciales. [78]

Fuentes de este escenario

  1. Use the AI function in Google Sheets (support.google.com)
  2. Use sources with Google Workspace with Gemini (support.google.com)