Szenario 76: Meet-Notizen in Docs und eine Nachverfolgungsliste umwandeln

Wer und in welcher Situation

Ece arbeitet in der Projektkoordinierungsstelle einer Gemeinde. Jede Woche hält sie in der Besprechung mit dem Auftragnehmer und dem internen Team Entscheidungen, Verantwortliche und offene Punkte fest.

Wie es heute gemacht wird

Ece macht während der Besprechung handschriftliche Notizen, überarbeitet sie nach dem Gespräch und sendet sie den Teilnehmenden per E-Mail.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Öffnen Sie den Termin, gehen Sie zu Edit event > Video call options > Meeting records und aktivieren Sie Take notes with Gemini. [7]
2. Wählen Sie alternativ Take notes for me > Start taking notes. Informieren Sie die Teilnehmenden darüber, dass Notizen erstellt werden, und warten Sie gegebenenfalls die ausdrückliche Einwilligung ab. [7]
3. Öffnen Sie nach der Besprechung den Ordner Google Meet im Drive des Organisators. Prüfen Sie die Tabs Quick notes und Full notes in der Docs-Datei für diese Besprechung. [7]
4. Öffnen Sie das dem Calendar-Termin hinzugefügte Dokument. Überprüfen Sie als Mensch die Entscheidungen, Verantwortlichen und Termine.
5. Prüfen Sie die Freigabeeinstellungen. Der Zugriff auf die Notizen hängt von den Freigabeeinstellungen ab, die der Besprechungsorganisator oder der Co-Host ausgewählt hat. [7]

Beispiel-Prompt

Extrahiere aus diesen Besprechungsnotizen nur die ausdrücklich genannten Entscheidungen. Gib für jede Entscheidung {Verantwortlicher}, {Frist} und den Quellabschnitt an. Erfinde keine Verantwortlichen oder Termine, die nicht festgelegt wurden.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein veröffentlichter Kundenfall gefunden; die Grundlage ist die offizielle Dokumentation zur Erstellung von Meet-Notizen als Docs-Dateien, ihrer Speicherung in Drive und ihrer Aufnahme in den Calendar-Termin. [7]

Worauf Sie achten sollten

Für Take notes for me ist eine geeignete Workspace-Version oder ein Google AI-Tarif erforderlich. Die unterstützten Besprechungssprachen sind Englisch, Französisch, Deutsch, Italienisch, Japanisch, Koreanisch, Portugiesisch und Spanisch; Türkisch ist nicht aufgeführt, und mehrere Sprachen innerhalb derselben Besprechung werden nicht unterstützt. [7] Der Administrator kann host controls und Einstellungen zur ausdrücklichen Einwilligung festlegen. Nutzen Sie die Option zum Anhalten der Notizerstellung, um sensible Abschnitte nicht aufzuzeichnen. Die Datenschutzzusage von Workspace besagt, dass Daten ohne Erlaubnis nicht für das Modelltraining verwendet werden; wenden Sie dennoch zusätzlich die Besprechungsrichtlinie Ihrer Organisation an. [40]

Quellen zu diesem Szenario

7. Take notes for me in Google Meet (support.google.com)
40. Google Workspace Gemini veri koruması (support.google.com)