Sección 8: Escenarios de integración de Google Workspace + Gemini

Escenario 74: Conectar las solicitudes de compra al flujo de Studio

Nivel: Avanzado · Herramientas: Google Workspace Studio, Gmail, Google Chat, Drive, agentes de Gemini

Quién y en qué situación

Ayşe trabaja en las operaciones de compras de un holding. Clasifica por categoría los mensajes sobre nuevas necesidades que se publican en Chat, solicita la información que falta y prepara un breve resumen para que lo revise su responsable.

Cómo se hace hoy

Ayşe lee los mensajes entrantes, etiqueta los correos electrónicos y copia la misma información en una tabla de seguimiento independiente.

Cómo hacerlo con IA

  1. Abra Workspace Studio con la cuenta adecuada. Describa el flujo en lenguaje natural en Prompt bar; por ejemplo, pida que clasifique la solicitud entrante, identifique los campos que faltan y prepare un mensaje para su revisión. [137]
  2. Revise uno por uno el agente y los pasos creados por Gemini. Identifique los puntos que requieren aprobación humana ante una categoría incorrecta, una persona equivocada o un archivo adjunto sensible.
  3. Pruebe los pasos de Gmail, Drive o Chat con los permisos de acceso actuales de la organización. Los agentes de Studio pueden trabajar entre las aplicaciones de Workspace y compartirse con el equipo. [137]
  4. Ejecute un flujo de prueba con un equipo pequeño. En la primera fase, comience generando borradores y etiquetas en lugar de enviar correos electrónicos o compartir archivos.
  5. Comparta el agente aprobado con el equipo. [137]

Prompt de ejemplo

Clasifica la solicitud de compra recibida en Gmail o Chat según {lista_de_categorías}. Si faltan {campos_obligatorios}, enumera únicamente los campos que faltan. Extrae los valores de {número_de_factura} e {importe} del archivo adjunto. No envíes correos electrónicos ni modifiques registros sin aprobación humana.

Evidencia y ejemplo real

En el caso de Kärcher presentado por Google, varios agentes evaluaron ideas de funcionalidades en Chat y prepararon el borrador final; Google informó que el tiempo de elaboración del borrador se redujo en un 90 por ciento y que el plan listo para revisión se generó en dos minutos. [137]

Aspectos a tener en cuenta

Studio requiere una edición de trabajo o educativa compatible: se enumeran Business Starter, Standard, Plus; Enterprise Standard y Plus; determinadas ediciones de Education y algunos complementos de AI. El administrador debe habilitar Gemini. [138] Si Gmail está desactivado, es posible que no aparezcan las plantillas que utilizan Gmail. [138] Escribir las reglas de la empresa en el agente de Studio no hace que el resultado sea correcto automáticamente; incorpore aprobación humana y revisión de registros.

Fuentes de este escenario

  1. Introducing Google Workspace Studio (workspace.google.com)
  2. Access to Workspace Studio (support.google.com)