Szenario 74: Beschaffungsanfragen mit einem Studio-Workflow verknüpfen

Wer und in welcher Situation

Ayşe arbeitet im operativen Einkauf einer Holding. Sie ordnet neue Bedarfsmeldungen in Chat der jeweiligen Kategorie zu, fragt fehlende Informationen ab und erstellt eine kurze Zusammenfassung zur Prüfung durch die Führungskraft.

Wie es heute gemacht wird

Ayşe liest eingehende Nachrichten, versieht E-Mails mit Labels und kopiert dieselben Informationen in eine separate Nachverfolgungstabelle.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Öffnen Sie Workspace Studio mit einem geeigneten Konto. Beschreiben Sie den Workflow in der Prompt bar in natürlicher Sprache; bitten Sie beispielsweise darum, eingehende Anfragen zu klassifizieren, fehlende Felder zu ermitteln und eine Nachricht zur Prüfung vorzubereiten. [137]
2. Prüfen Sie den von Gemini erstellten Agenten und die Schritte einzeln. Bestimmen Sie die Stellen, an denen bei einer falschen Kategorie, einer falsch zugeordneten Person oder einem sensiblen Anhang eine menschliche Freigabe erforderlich ist.
3. Testen Sie die Gmail-, Drive- oder Chat-Schritte mit den bestehenden Zugriffsberechtigungen Ihres Unternehmens. Studio-Agenten können anwendungsübergreifend in Workspace arbeiten und mit dem Team geteilt werden. [137]
4. Führen Sie einen Test-Workflow in einem kleinen Team aus. Beginnen Sie zunächst mit dem Erstellen von Entwürfen und Labels statt mit dem Versenden von E-Mails oder dem Freigeben von Dateien.
5. Teilen Sie den freigegebenen Agenten mit dem Team. [137]

Beispiel-Prompt

Klassifiziere die in Gmail oder Chat eingehende Beschaffungsanfrage anhand von {Kategorieliste}. Falls Angaben zu {Pflichtfelder} fehlen, liste nur die fehlenden Felder auf. Extrahiere die Werte für {Rechnungsnummer} und {Betrag} aus der angehängten Datei. Versende ohne menschliche Freigabe keine E-Mails und ändere keine Datensätze.

Nachweis und Praxisbeispiel

In Googles Kärcher-Beispiel bewerteten mehrere Agenten Ideen für Funktionen in Chat und erstellten den abschließenden Entwurf; Google berichtete, dass sich die Zeit für die Entwurfserstellung um 90 Prozent verkürzte und der prüfungsfertige Plan in zwei Minuten entstand. [137]

Worauf Sie achten sollten

Für Studio ist eine geeignete Version für Unternehmen oder Bildungseinrichtungen erforderlich: Aufgeführt sind Business Starter, Standard, Plus; Enterprise Standard und Plus; bestimmte Education-Versionen und einige AI-Add-ons. Die Administration muss Gemini aktivieren. [138] Wenn Gmail deaktiviert ist, werden Vorlagen, die Gmail verwenden, möglicherweise nicht angezeigt. [138] Eine Unternehmensregel im Studio-Agenten zu hinterlegen, macht die Ausgabe nicht automatisch korrekt; sehen Sie eine menschliche Freigabe und eine Prüfung der Protokolle vor.

Quellen zu diesem Szenario

137. Introducing Google Workspace Studio (workspace.google.com)
138. Access to Workspace Studio (support.google.com)