Escenario 73: Paquete de orientación con Notebook basado en fuentes de Drive

Quién y en qué situación

Selin es coordinadora de formación administrativa de un grupo hospitalario. Quiere preparar un breve paquete de orientación que explique a las nuevas incorporaciones los documentos sobre políticas institucionales, flujo de visitantes y seguridad de la información.

Cómo se hace hoy

Selin lee archivos extensos de Docs, extrae los encabezados manualmente y prepara un texto de preguntas y respuestas para cada documento.

Cómo hacerlo con IA

1. Abra Gemini Notebook en el navegador, cree un nuevo notebook y seleccione Sources > Add sources. Busque los archivos de Workspace desde el cuadro de búsqueda. [136]
2. Seleccione e importe los documentos de políticas de Docs, los archivos de Slides y, si es necesario, los PDF para los que tenga permiso de visualización. [136]
3. En el panel Source, seleccione únicamente las fuentes relacionadas con la orientación y haga preguntas indicando los nombres de las fuentes. Notebook está diseñado para ofrecer respuestas basadas en las fuentes y citas en línea. [88]
4. Ponga a prueba el borrador con preguntas como «¿Qué debe hacer un nuevo empleado el primer día y en qué orden?». Abra la cita de la respuesta y compárela con el texto original.
5. Traslade el texto aprobado a Docs y la secuencia visual a Slides. Las fuentes importadas desde Drive pueden actualizarse automáticamente cada pocos minutos. [136]

Prompt de ejemplo

Prepara una lista de verificación de orientación para el primer día de {nombre_del_puesto} basándote en las fuentes seleccionadas. Añade el nombre de la fuente junto a cada elemento. Si un tema no aparece en las fuentes, escribe «no figura en la fuente».

Evidencia y ejemplo real

No se encontró un caso de cliente publicado; la base es la documentación sobre el funcionamiento de Gemini Notebook con fuentes de Docs y Slides, las respuestas basadas en fuentes y la sincronización con Drive. [88] [136]

Aspectos a tener en cuenta

La mayoría de las cuentas de trabajo o educativas pueden tener acceso, pero es posible que el administrador de la organización deba habilitarlo. [88] Si se pierde el acceso al archivo de Drive, la fuente del notebook deja de estar disponible; Notebook no puede eliminar ni editar el archivo original de Drive. Es posible que las notas al pie y los comentarios no se importen. [136] Google indica que las cargas, consultas y respuestas de Gemini Notebook en una cuenta de Workspace no serán revisadas por evaluadores humanos ni se utilizarán para el entrenamiento a menos que se envíen comentarios. [88] Verifique con un notebook de prueba cómo se ofrece el uso en turco en la cuenta de su organización.

Fuentes de este escenario

88. Learn about Gemini Notebook (support.google.com)
136. Add or discover new sources for Gemini Notebook (support.google.com)