Escenario 72: Asistente de procedimientos con un Gem compartido

Quién y en qué situación

Murat es responsable de aseguramiento de la calidad en una empresa de producción. Antes de una auditoría, quiere reducir las diferencias en la interpretación de un mismo procedimiento entre sus compañeros de equipo.

Cómo se hace hoy

Murat envía por correo electrónico los enlaces a los archivos de procedimientos de Docs. Los empleados buscan archivos cada vez que tienen una pregunta.

Cómo hacerlo con IA

1. En la aplicación web de Gemini, abra Settings and help > Gems > New Gem. Asigne al Gem un nombre claro e indique que debe responder únicamente basándose en los procedimientos de la empresa. [135]
2. Añada los procedimientos y las listas de verificación actualizados de Drive mediante Knowledge > Add files. Los archivos de Drive Knowledge requieren una conexión con Workspace. [135]
3. Obtenga una vista previa del Gem. Pruebe el formato de respuesta, la regla para citar fuentes y la condición «si no está en la fuente, di que no lo sabes».
4. Compártalo con el equipo de calidad mediante Share a Gem. El Gem compartido no se añade automáticamente al administrador de Gems del destinatario; se añade a su sección My Gems cuando el destinatario lo abre e interactúa con él. [135]
5. Los miembros del equipo pueden abrir el Gem en el panel lateral de Workspace y utilizar el mismo patrón de pregunta. [135]

Prompt de ejemplo

Para {nombre_del_procedimiento}, responde con el siguiente formato: Requisito previo, pasos que deben seguirse, registros necesarios e incertidumbre. Utiliza únicamente las fuentes de la empresa adjuntas. No intentes adivinar ninguna regla que no figure en la fuente.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró ningún caso de cliente publicado para este uso; la base es la documentación sobre la creación de Gems, la incorporación de Drive Knowledge y la sincronización con el panel lateral de Workspace. [135] [133]

Aspectos a tener en cuenta

La información del Gem compartido no sustituye a los procedimientos; el responsable de la versión debe comprobar los archivos actualizados. La selección de fuentes y los permisos de los archivos dependen de la política del administrador. Las cuentas de trabajo o de centros educativos pueden estar sujetas a condiciones distintas de las cuentas personales. [135] Aunque la transición de Gems a skills en las cuentas personales comienza en noviembre de 2026, se ha anunciado un calendario diferente para las cuentas de trabajo y de centros educativos; compruebe en el material de formación el nombre que aparece en la cuenta del usuario. [135] El compromiso de no utilizar los datos de Workspace para entrenar modelos base sin permiso se aplica a Gemini dentro de Workspace. [40]

Fuentes de este escenario

40. Google Workspace Gemini veri koruması (support.google.com)
133. Use sources with Google Workspace with Gemini (support.google.com)
135. Use Gems in Gemini Apps (support.google.com)