Szenario 72: Prozedurassistent mit einem geteilten Gem

Wer und in welcher Situation

Murat ist Qualitätssicherungsleiter in einem Produktionsunternehmen. Vor einem Audit möchte er vermeiden, dass seine Teammitglieder dieselbe Prozedur unterschiedlich auslegen.

Wie es heute gemacht wird

Murat versendet die Links zu den Docs-Dateien mit den Prozeduren per E-Mail. Bei jeder Frage suchen die Mitarbeitenden nach einer Datei.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Öffnen Sie in der Gemini-Webanwendung Settings and help > Gems > New Gem. Geben Sie dem Gem einen verständlichen Namen und legen Sie schriftlich fest, dass es ausschließlich auf Grundlage der Unternehmensprozeduren antworten soll. [135]
2. Fügen Sie über Knowledge > Add files die aktuellen Prozeduren und Checklisten aus Drive hinzu. Für Drive Knowledge-Dateien ist eine Workspace-Verbindung erforderlich. [135]
3. Testen Sie das Gem in der Vorschau. Prüfen Sie das Antwortformat, die Regel zur Quellenangabe und die Bedingung „Wenn es nicht in der Quelle steht, sage: Ich weiß es nicht“.
4. Senden Sie es über Share a Gem an das Qualitätsteam. Das geteilte Gem wird nicht automatisch zur Gem-Verwaltung des Empfängers hinzugefügt; sobald der Empfänger das Gem öffnet und damit interagiert, wird es seinem Bereich My Gems hinzugefügt. [135]
5. Die Teammitglieder können das Gem in der Workspace-Seitenleiste öffnen und dasselbe Fragemuster verwenden. [135]

Beispiel-Prompt

Antworte für {Prozedurname} in folgendem Format: Voraussetzung, auszuführende Schritte, erforderliche Aufzeichnungen und Unklarheiten. Verwende ausschließlich die beigefügten Unternehmensquellen. Stelle keine Vermutungen über Regeln an, die nicht in der Quelle enthalten sind.

Nachweis und Praxisbeispiel

Für diesen Anwendungsfall wurde kein veröffentlichter Kundenfall gefunden; die Grundlage bilden die Dokumentationen zur Erstellung von Gems, zum Hinzufügen von Drive Knowledge und zur Synchronisierung mit der Workspace-Seitenleiste. [135] [133]

Worauf Sie achten sollten

Das Wissen des geteilten Gems ersetzt die Prozeduren nicht; die für die Version verantwortliche Person muss die aktuellen Dateien prüfen. Die Quellenauswahl und die Dateiberechtigungen hängen von den Richtlinien des Administrators ab. Für geschäftliche oder schulische Konten können andere Bedingungen gelten als für private Konten. [135] Während bei privaten Konten die Umstellung von Gems auf skills im November 2026 beginnt, wurde für geschäftliche und schulische Konten ein anderer Zeitplan bekannt gegeben; prüfen Sie für das Schulungsmaterial die Bezeichnung im Benutzerkonto. [135] Die Zusage, Workspace-Daten nicht ohne Erlaubnis zum Trainieren von Basismodellen zu verwenden, gilt für Gemini innerhalb von Workspace. [40]

Quellen zu diesem Szenario

40. Google Workspace Gemini veri koruması (support.google.com)
133. Use sources with Google Workspace with Gemini (support.google.com)
135. Use Gems in Gemini Apps (support.google.com)