Sección 8: Escenarios de integración de Google Workspace + Gemini

Escenario 71: Comparar archivos de ofertas en un único contexto

Nivel: Intermedio · Herramientas: Google Drive Projects, Ask Gemini, panel lateral de Workspace, Docs y Gmail; plan de Workspace o Google AI compatible

Quién y en qué situación

Derya es especialista en operaciones de ventas en una pyme exportadora. Cada mes convierte las ofertas para distribuidores, las listas de precios y las condiciones de entrega actualizadas en una nota para la toma de decisiones de su responsable.

Cómo se hace hoy

Derya abre las carpetas de Drive una por una, comprueba las fechas de las versiones y traslada manualmente los puntos importantes a un archivo de Docs vacío. Después resume la misma información en un correo electrónico.

Cómo hacerlo con IA

  1. Seleccione New > New project en Drive o guarde la conversación de Ask Gemini con Save as a project. Añada los archivos de ofertas, la lista de precios y los correos electrónicos pertinentes con Add more sources. [132]
  2. Abra el panel lateral de Gemini en Docs o Gmail. Escriba @ y el nombre del proyecto en el cuadro del prompt; seleccione el proyecto entre las sugerencias para insertar el smart chip. Gemini utiliza las fuentes del proyecto como contexto. [132]
  3. Solicite que se indique en qué archivo se basa cada afirmación. Abra los archivos desde el apartado Sources situado debajo de la respuesta y compruebe la fecha de la versión y las cifras. [133]
  4. Copie el resumen aprobado en Docs. Drive Projects no modifica los permisos de las fuentes. [132]

Prompt de ejemplo

@{nombre_del_proyecto} compara los archivos que contiene. Convierte en una tabla el precio, el plazo de entrega, el pedido mínimo y las condiciones de excepción para {nombre_del_distribuidor}. Indica el archivo fuente de cada fila; si hay contradicciones, no decidas, muestra ambas afirmaciones.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró ningún caso de cliente publicado; la base son los documentos sobre el uso del proyecto con @ en los paneles laterales de Workspace. [132] [133]

Aspectos a tener en cuenta

La documentación describe el uso de Drive Projects con Docs, Sheets, Slides, Chat, Meet y Gmail para cuentas de trabajo o educativas con acceso a la versión beta de Gemini; es posible que el administrador deba activar las funciones beta. [132] Los mensajes de Gmail añadidos al proyecto son privados para el propietario del proyecto. Quien no tenga permiso para ver los archivos fuente no podrá obtener respuestas. [132] El turco figura entre los idiomas compatibles con Gemini en Drive, pero compruebe también el plan y la configuración del administrador de su organización. [134]

Fuentes de este escenario

  1. Organise save and share Gemini sources using projects in Drive (support.google.com)
  2. Use sources with Google Workspace with Gemini (support.google.com)
  3. Get started with Gemini in Google Drive (support.google.com)