Scénario 6: Adapter une même annonce interne à différents groupes de collaborateurs

Pour qui et dans quelle situation

Selin travaille au service des affaires administratives d’une municipalité. Elle doit annoncer le changement d’horaire d’accès au bâtiment au personnel de terrain par message Teams, aux responsables par e-mail et aux sous-traitants sous forme de liste de tâches.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Elle rédige un texte unique et supprime manuellement les détails pour chaque groupe. Lorsque la date change, une ancienne information peut subsister dans une version.

Comment procéder avec l’IA

1. Elle prépare un texte source unique contenant les faits : date d’entrée en vigueur, lieu, démarche à effectuer par les collaborateurs et service responsable.
2. Dans Teams, elle produit une version courte et professionnelle avec Rewrite with Copilot > Adjust, puis sélectionne Replace. [23]
3. Dans Microsoft Copilot Chat, elle indique clairement son objectif, le contexte, la source et le format attendu ; Microsoft recommande ces quatre éléments. [29]
4. Elle compare la protection des données d’entreprise de Copilot Chat sur son compte professionnel et les journaux consultables par l’administrateur IT à la politique de son organisation. [30]
5. Si le guide de communication et les exemples d’annonces doivent servir de contexte permanent, elle ajoute les fichiers et les instructions dans un Project Claude. [31]
6. Elle compare ligne par ligne la date, l’heure, le lieu et le service responsable dans les trois versions.

Exemple de prompt

À partir de {l’annonce vérifiée}, produis trois versions : un texte de {nombre de mots} mots sur {canal 1} pour {groupe 1}, un e-mail formel pour {groupe 2}, une liste de tâches pour {groupe 3}. Conserve les mêmes {date}, {heure}, {lieu} et {service responsable}. N’ajoute aucune information absente de la source.

Preuves et exemple réel

Aucun cas d’organisation n’a été trouvé. Teams Rewrite et l’approche Goal, Context, Source, Expectations de Microsoft constituent la base officielle. [23] [29]

Points de vigilance

Les prompts et les réponses de Copilot Chat utilisés avec un compte professionnel peuvent être enregistrés et contrôlés par l’administrateur IT. [30] Dans Claude Projects, les conditions diffèrent entre le compte gratuit et les offres payantes. [31] Avant l’envoi, vérifiez les versions par rapport au texte source unique approuvé.

Sources de ce scénario

23. Teams Rewrite with Copilot (support.microsoft.com)
29. Microsoft Copilot iyi komut yazma (support.microsoft.com)
30. Microsoft Copilot Chat kurumsal veri koruması (support.microsoft.com)
31. Claude Projects (support.claude.com)