Sección 7: RR. HH., finanzas y contabilidad, asuntos legales y cumplimiento, compras y operaciones

Escenario 68: Comparación de ofertas de proveedores

Nivel: Básico · Herramientas: Análisis de archivos y datos de ChatGPT; función **compare responses** en Dynamics 365 RFQ [71] [79].

Quién y en qué situación

Zeynep es especialista en compras en una empresa de embalajes de İzmir. En tres ofertas en PDF, el precio, la entrega, el pedido mínimo, el pago y el alcance técnico se presentan en formatos diferentes.

Cómo se hace hoy

Zeynep abre las ofertas, las transcribe manualmente a Excel y consulta al proveedor sobre las condiciones que faltan. La diferencia de alcance de la oferta de menor precio puede detectarse en la reunión.

Cómo hacerlo con IA

  1. Estandariza los nombres de los archivos; elimina la información bancaria confidencial y los datos personales innecesarios según las normas de la organización.
  2. Adjunta los PDF, las especificaciones técnicas y los criterios de compra mediante Add photos & files; ChatGPT permite analizar PDF y tablas [71] [79].
  3. Extrae para cada proveedor los campos de precio, moneda, entrega, pedido mínimo, validez, pago, elementos excluidos y preguntas de confirmación.
  4. Solicita que la información faltante se marque como “pendiente de confirmación”; el comité revisa las ofertas originales y toma la decisión por su cuenta.

Prompt de ejemplo

Trabaja con {archivos de ofertas} y {criterios de compra}. Compara a cada proveedor según los encabezados de alcance del producto, precio unitario, moneda, entrega, pedido mínimo, pago, validez, elementos excluidos y preguntas de confirmación. No estimes la información faltante. No elijas un ganador ni asignes puntuaciones; prepara la tabla que revisará el comité.

Evidencia y ejemplo real

El caso de Microsoft Cloud Sourcing indica que Dynamics 365 centraliza las respuestas de los proveedores y compara las ofertas en paralelo mediante compare responses [129].

Aspectos a tener en cuenta

Este caso de cliente no garantiza resultados. Las capacidades de archivos y análisis de ChatGPT pueden variar según el plan, el modelo y el espacio de trabajo [71]. Antes de cargar precios, información bancaria o anexos contractuales, revise la KVKK y la política de la empresa [11].

Fuentes de este escenario

  1. İş Yerlerinde Üretken Yapay Zekâ Araçlarının Kullanımı (kvkk.gov.tr)
  2. Data analysis with ChatGPT (help.openai.com)
  3. Uploading files and audio to ChatGPT (help.openai.com)
  4. Microsoft Cloud Sourcing Team reduces manual work with automated RFQs (microsoft.com)