Abschnitt 7: Personalwesen, Finanzen und Buchhaltung, Recht und Compliance, Einkauf und operatives Geschäft

Szenario 68: Lieferantenangebote vergleichen

Niveau: Einstieg · Tools: Datei- und Datenanalyse mit ChatGPT; die Funktion **compare responses** in Dynamics 365 RFQ [71] [79].

Wer und in welcher Situation

Zeynep ist Einkaufsspezialistin bei einem Verpackungsunternehmen in İzmir. In drei PDF-Angeboten sind Preis, Lieferung, Mindestbestellmenge, Zahlung und technischer Leistungsumfang unterschiedlich dargestellt.

Wie es heute gemacht wird

Zeynep öffnet die Angebote, überträgt sie manuell in Excel und fragt fehlende Bedingungen beim Lieferanten nach. Der abweichende Leistungsumfang des preisgünstigen Angebots kann in der Besprechung sichtbar werden.

Wie es mit KI gemacht wird

  1. Sie vereinheitlicht die Dateinamen; vertrauliche Bankdaten und unnötige personenbezogene Daten entfernt sie gemäß den Unternehmensregeln.
  2. Über Add photos & files fügt sie die PDFs, die technische Spezifikation und die Einkaufskriterien hinzu; ChatGPT unterstützt die PDF- und Tabellenanalyse [71] [79].
  3. Für jeden Lieferanten extrahiert sie die Felder Preis, Währung, Lieferung, Mindestbestellmenge, Gültigkeit, Zahlung, ausgeschlossene Positionen und Rückfragen zur Bestätigung.
  4. Sie lässt fehlende Informationen als „Bestätigung ausstehend“ kennzeichnen; das Gremium prüft die Originalangebote und trifft die Entscheidung selbst.

Beispiel-Prompt

Arbeiten Sie mit {Angebotsdateien} und {Einkaufskriterien}. Vergleichen Sie jeden Lieferanten anhand der Kategorien Produktumfang, Stückpreis, Währung, Lieferung, Mindestbestellmenge, Zahlung, Gültigkeit, ausgeschlossene Positionen und Rückfragen zur Bestätigung. Schätzen Sie fehlende Informationen nicht. Wählen Sie keinen Gewinner und vergeben Sie keine Punkte; erstellen Sie die Tabelle zur Prüfung durch das Gremium.

Nachweis und Praxisbeispiel

Die Kundengeschichte zu Microsoft Cloud Sourcing berichtet, dass Dynamics 365 die Lieferantenantworten zentralisiert und mit compare responses Angebote nebeneinander vergleicht [129].

Worauf Sie achten sollten

Diese Kundengeschichte ist keine Ergebnisgarantie. Die Datei- und Analysefunktionen in ChatGPT können je nach Tarif, Modell und Arbeitsbereich variieren [71]. Prüfen Sie KVKK und die Unternehmensrichtlinien, bevor Sie Preise, Bankdaten oder Vertragsanlagen hochladen [11].

Quellen zu diesem Szenario

  1. İş Yerlerinde Üretken Yapay Zekâ Araçlarının Kullanımı (kvkk.gov.tr)
  2. Data analysis with ChatGPT (help.openai.com)
  3. Uploading files and audio to ChatGPT (help.openai.com)
  4. Microsoft Cloud Sourcing Team reduces manual work with automated RFQs (microsoft.com)