Escenario 65: Explicación de desviaciones en el cierre y control de gastos

Quién y en qué situación

Hakan forma parte del equipo de FP&A del holding de İstanbul. Cada mes prepara una nota para la dirección sobre las diferencias entre el presupuesto y los resultados reales, y compara ejemplos de gastos con la política de gastos.

Cómo se hace hoy

Se filtra la tabla y se consulta a los responsables sobre las causas de las diferencias importantes. Como el PDF de la política se abre por separado, se lleva un seguimiento manual de la fila a la que se aplica cada control.

Cómo hacerlo con IA

1. Prepara el archivo con nombres de columna claros y un único registro por fila; esta estructura es la recomendada para Data Analysis [71].
2. Adjunta el XLSX o CSV y el PDF de la política aprobada mediante Add photos & files [79].
3. Solicita que se calcule la desviación mostrando las columnas y los denominadores utilizados; pide que se añadan a cada fila la cláusula de la política, la evidencia, la información faltante y una pregunta de seguimiento.
4. Revisa el cálculo con la solicitud Show your analysis code, assumptions and outputs; el responsable financiero aprueba la explicación y los registros [71].

Prompt de ejemplo

Trabaja con {archivo de presupuesto y resultados reales} y {política de gastos aprobada} para {período}. Para cada desviación importante, escribe una explicación, la cláusula de la política, la evidencia faltante y una pregunta de seguimiento basándote únicamente en las evidencias del archivo. No supongas la causa; si no figura en los datos, di «no hay evidencia». No realices ajustes contables ni apruebes pagos.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró ningún caso de cliente publicado sobre este cierre y control de políticas. La base es la documentación de Data Analysis sobre resúmenes de tablas, cálculos, análisis de valores atípicos y visualización del código y los supuestos [71].

Aspectos a tener en cuenta

OpenAI indica que se deben revisar el código de análisis, los resultados y los supuestos, y que las tablas escaneadas pueden no ser fiables [71]. La automatización de alto impacto en decisiones financieras sin revisión humana infringe la política de OpenAI [123]. Utilice el espacio de trabajo empresarial aprobado para los archivos confidenciales [80].

Fuentes de este escenario

71. Data analysis with ChatGPT (help.openai.com)
79. Uploading files and audio to ChatGPT (help.openai.com)
80. Business data privacy security and compliance (openai.com)
123. OpenAI Usage policies effective October 29 2025 (openai.com)