Sección 7: RR. HH., finanzas y contabilidad, asuntos legales y cumplimiento, compras y operaciones

Escenario 64: Extracción de datos de facturas con control de confianza

Nivel: Intermedio · Herramientas: Power Automate y el modelo predefinido **Invoice processing** de AI Builder; se requieren capacidad y una licencia de Power Automate Premium [10] [124] [125].

Quién y en qué situación

Derya es auxiliar contable en una pyme de logística de Gebze. Prepara los campos de número de factura, proveedor, fecha, número de pedido, impuestos y total de los PDF de proveedores para su registro contable.

Cómo se hace hoy

Se abre el PDF, se introducen manualmente los campos en el ERP y se vuelve a comparar el total con la factura. Los documentos escaneados o con diseños diferentes requieren una revisión adicional.

Cómo hacerlo con IA

  1. Selecciona My flows > New flow > Instant cloud flow; crea un campo de archivo con Manually trigger a flow > +Add an input > File [124].
  2. Selecciona +New step > AI Builder > Extract information from invoices y vincula el archivo al campo Invoice file [124].
  3. Obtiene del resultado el número de factura, el proveedor, la fecha, el vencimiento, el número de pedido, los impuestos y el total; si es necesario, selecciona la página correspondiente con Pages.
  4. Registra la puntuación de confianza y el valor original del PDF en la cola de revisión; no aprueba automáticamente los registros con baja confianza. Prueba la factura de ejemplo con Save > Test [124].

Prompt de ejemplo

Extrae de esta factura únicamente el número de factura, el proveedor, la fecha de factura, la fecha de vencimiento, el número de pedido, el subtotal, los impuestos, el total general y la moneda que sean claramente visibles. Proporciona el texto original, el valor normalizado y la puntuación de confianza. Deja en blanco los campos que no encuentres; no estimes el total. No crees un asiento contable.

Evidencia y ejemplo real

El caso de Natixis CIB New York publicado por Microsoft describe la extracción de datos de facturas con Power Automate, Power Apps y AI Builder; informa de una precisión del 90% en la implementación del cliente y un volumen de 3.000-5.000 facturas/año [126].

Aspectos a tener en cuenta

El turco no aparece en la lista de idiomas compatibles de AI Builder; realice una prueba piloto con facturas en turco utilizando ejemplos reales [10]. La puntuación de confianza no es una garantía. Las acciones de AI Builder están asociadas a flujos premium y al consumo de créditos; compruebe la capacidad con su administrador [125].

Fuentes de este escenario

  1. Invoice processing prebuilt AI model (learn.microsoft.com)
  2. Use the invoice processing prebuilt model in Power Automate (learn.microsoft.com)
  3. Overview of AI Builder licensing (learn.microsoft.com)
  4. Natixis CIB in New York achieves invoice processing accuracy with Power Platform (microsoft.com)