Scénario 54: Trouver une réponse à un appel d’offres dans les réponses aux offres précédentes

Pour qui et dans quelle situation

Selin, responsable des offres dans une entreprise d’automatisation industrielle à Kocaeli, souhaite retrouver des réponses approuvées dans des archives SharePoint dispersées pour un nouvel appel d’offres.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Elle effectue des recherches par nom de fichier, compare les réponses similaires et communique séparément le document justificatif à l’équipe.

Comment procéder avec l’IA

1. Ouvrez la conversation avec l’agent dans le site SharePoint ou la bibliothèque de documents concernés. L’agent ne peut répondre à la question qu’à partir des sites et documents auxquels l’utilisateur a accès. [111]
2. Si vous disposez des droits de modification, créez un agent personnalisé. Incluez uniquement dans son périmètre de sources les archives d’offres approuvées, la documentation produit à jour et les pages de politiques pertinentes ; définissez son objectif et son comportement. [111]
3. Soumettez la question de l’appel d’offres à l’agent et demandez une réponse au format « réponse proposée, document justificatif, date du document, informations manquantes ». Comparez-la au texte original dans la bibliothèque de documents.
4. Au lieu de coller directement la réponse dans l’offre, envoyez-la à l’expert du domaine. Si vous souhaitez partager le lien de l’agent, utilisez Share > Copy link dans le volet de conversation. [111]

Exemple de prompt

Pour {question de l’appel d’offres}, utilise uniquement les sources approuvées auxquelles cet agent a accès. Retrouve des formulations similaires dans les réponses précédentes et indique le nom du document source. Si la source ne contient pas de réponse, dis « aucune ». N’invente aucun nouvel engagement technique, certificat, délai de livraison ou prix. Présente le résultat en distinguant la réponse proposée, les justificatifs, les contradictions et les points nécessitant une validation humaine.

Preuves et exemple réel

Aucun cas d’entreprise indépendant n’a été trouvé. Microsoft indique dans sa documentation que les agents SharePoint peuvent répondre aux questions à partir du contenu des documents et des sites, et que leur périmètre de sources et leur comportement peuvent être personnalisés. [111]

Points de vigilance

N’ajoutez pas à l’agent de document sans accès au dossier source. Une licence ou un paramétrage pay-as-you-go peut être nécessaire pour Copilot in SharePoint, ainsi qu’une autorisation de modification du site pour un agent personnalisé. Faites valider les formulations et les sources de l’offre par l’équipe technique. [111] [108]

Sources de ce scénario

108. Knowledge sources summary (learn.microsoft.com)
111. Get started with agents in SharePoint (support.microsoft.com)