Szenario 40: Positionen aus einer PDF-Rechnung in eine bearbeitbare Tabelle umwandeln

Wer und in welcher Situation

Sibel arbeitet als Fachkraft für operative Unterstützung bei einer Transportagentur in Mersin und überträgt Datum, Leistungsbeschreibung, Menge und Betrag aus Transportrechnungen in eine Übersichtstabelle. Einige Rechnungen sind textbasiert, andere sind gescannte PDFs.

Wie es heute gemacht wird

Sibel kopiert die Positionen aus der textbasierten PDF; bei der gescannten Datei trägt sie die Beträge manuell ein. Anschließend gleicht sie die Gesamtsumme mit der PDF ab.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Sie prüft in Claude unter Settings > Capabilities die Option Code execution and file creation. PDF und XLSX werden unterstützt; zum Hochladen von XLSX muss diese Funktion aktiviert sein. [72] [81]
2. Über die Schaltfläche + unten links lädt sie die Rechnung mit Add files or photos hoch. [81]
3. Sie fordert Claude auf, eine Excel-Datei mit den Spalten Rechnungsnummer, Datum, Beschreibung, Menge, Einzelpreis, Betrag und Quellseite zu erstellen und unlesbare Felder leer zu lassen. Anthropic zeigt beispielhaft den Workflow zur Erstellung von Excel-Dateien und Diagrammen aus PDFs. [72]
4. Sie gleicht die .xlsx-Datei mit der PDF ab, berechnet die Positionsbeträge und Gesamtsummen erneut und markiert visuell komplexe Positionen für eine zweite Prüfung.

Beispiel-Prompt

Übertrage die Positionen {aus der von mir hochgeladenen Rechnung} in eine Excel-Datei. Spalten: Rechnungsnummer, Datum, Leistungsbeschreibung, Menge, Einzelpreis, Betrag und Quellseite. Schätze unlesbare Felder nicht, sondern lasse sie leer und füge einen Prüfhinweis hinzu. Zeige die Summe der Positionsbeträge und die Rechnungssumme in einem separaten Kontrollbereich an.

Nachweis und Praxisbeispiel

Für dieses Transportszenario wurde keine veröffentlichte unabhängige Fallstudie gefunden. Die offizielle Seite von Anthropic zur Dateierstellung dokumentiert den Workflow zur Erstellung von Excel-Dateien und Diagrammen aus PDFs; die Upload-Seite dokumentiert die Unterstützung von PDF und XLSX. [72] [81]

Worauf Sie achten sollten

Claude verarbeitet bei PDFs mit 100 oder weniger Seiten Text und Bilder, bei 101-1000 Seiten nur Text; eingebettete Bilder in Dateien, die keine PDFs sind, werden nicht gelesen. [81] Prüfen Sie bei gescannten Rechnungen jeden Betrag anhand des Originaldokuments und laden Sie sensible Dokumente nicht in ein Konto hoch, das Ihre Organisation nicht freigegeben hat.

Quellen zu diesem Szenario

72. Create and edit files with Claude (support.claude.com)
81. Upload files to Claude (support.claude.com)