Escenario 34: Clasificar las respuestas abiertas de encuestas por temas

Quién y en qué situación

Ece, que trabaja en el equipo de servicios administrativos de un hospital privado en İstanbul, clasifica semanalmente las respuestas a «sus sugerencias o comentarios». Las respuestas pueden abordar varios temas, como limpieza, espera, orientación y comunicación.

Cómo se hace hoy

Ece lee las respuestas una por una, escribe una etiqueta temática y copia frases de ejemplo en el informe. Puede asignar nombres distintos al mismo comentario en semanas diferentes.

Cómo hacerlo con IA

1. Abre la pestaña Responses en Google Forms y revisa el resumen automático de la pregunta de texto abierto. [77]
2. Activa la opción See theme percentages. Gemini agrupa los temas; el resultado se muestra en una nueva hoja de Google Sheets con un recuento por tema y un gráfico circular. [77]
3. Ajusta los nombres que no se correspondan con la clasificación de la institución mediante Modify themes, Add o Delete category. [77]
4. Para etiquetar por fila, introduce =AI() o =Gemini() en Sheets, añade el rango de respuestas y selecciona Generate and insert. AI function puede realizar tareas de categorización y análisis de sentimientos. [78]

Prompt de ejemplo

Etiqueta la respuesta de {la celda del comentario} únicamente con uno de estos temas: limpieza, espera, orientación, comunicación, agradecimiento, otros. Si hay varios temas, elige el tema de la queja principal y escribe una breve justificación. Si contiene información personal de salud, no la reproduzcas.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró ningún caso independiente publicado para este escenario de administración hospitalaria. Las páginas oficiales de Google documentan el resumen de respuestas de Forms, la generación de temas, la vista de porcentajes y la categorización con Sheets AI function. [78] [77]

Aspectos a tener en cuenta

La generación de temas funciona mejor con un rango de 8-200 respuestas; con más de 200 respuestas, la opción no está disponible. Algunas funciones de Actionable Insights están en fase beta y dependen del plan. [77] AI function no accede a todos los archivos de Drive, genera texto y debe recibir los datos del rango especificado. [78] Enmascare los datos personales de acuerdo con la política de la institución y valide las etiquetas con respuestas de ejemplo.

Fuentes de este escenario

77. Summarize and analyze responses with Gemini in Google Forms (support.google.com)
78. Use the AI function in Google Sheets (support.google.com)