Szenario 31: Eine unübersichtliche Vertriebsdatei um Formel- und Suchspalten ergänzen

Wer und in welcher Situation

Elif arbeitet als Spezialistin für Vertriebsabläufe in einem produzierenden KMU in Bursa und ergänzt jede Woche den Vertriebsexport um Spalten für Gewinnmarge und Lagerbestand. Da die Produktliste und die Bestandsliste unterschiedlich sortiert sind, gibt sie die Formeln manuell ein.

Wie es heute gemacht wird

Elif vergleicht die Überschriften auf zwei Tabellenblättern, kopiert die Formeln nach unten und prüft in übernommenen Dateien jede Zelle einzeln.

Wie es mit KI gemacht wird

1. Sie öffnet die Arbeitsmappe und wählt das Symbol Copilot unten rechts in Excel aus. Copilot kann neue Berechnungsspalten, Formeln für einzelne Zellen und Suchspalten vorschlagen. [69]
2. Sie fordert eine Spalte für die Gewinnmarge an und nennt dabei die Spalten für Produkt, Verkaufspreis und Kosten. Sie weist Copilot an, die zum Produktcode passende Menge aus dem Bestandsblatt abzurufen; im offiziellen Beispiel wird eine Suche vom Typ XLOOKUP verwendet. [69]
3. Sie prüft den Vorschlag von formula completion, der bei der Eingabe von = in einer anderen Zelle erscheint, sowie dessen Erklärung. Die Vorschläge lassen sich über File > Options > Copilot verwalten. [73]
4. Sie berechnet das Ergebnis für ein Produkt manuell nach, vergleicht die Bestandsmenge mit dem Quellblatt, wählt die Formelzelle aus und sagt: „Erkläre die Formel in der ausgewählten Zelle“. [69]

Beispiel-Prompt

Füge {in der Vertriebstabelle} eine Spalte für die Gewinnmarge hinzu und verwende dafür die Spalten für Produkt, Verkaufspreis und Kosten. Erstelle eine Suchspalte, die die zum Produktcode passende Bestandsmenge {aus dem Bestandsblatt} abruft. Erkläre die Logik der hinzugefügten Formeln kurz und einfach.

Nachweis und Praxisbeispiel

Für diese Persona und diesen Dateiablauf wurde keine veröffentlichte unabhängige Fallstudie gefunden. Als Grundlage dienen die offiziellen Seiten von Microsoft, die Formelspalten, Suchvorgänge vom Typ XLOOKUP und die Erklärung von Formeln dokumentieren. [69] [73]

Worauf Sie achten sollten

Microsoft verlangt, dass die Ausgaben von Copilot überprüft und validiert werden. [69] Formula completion kann von der jeweiligen Excel-Version, dem Konto und dem Zugriff der Organisation abhängen; wenn das Menü nicht angezeigt wird, prüfen Sie den Funktionsumfang von Copilot. [73]

Quellen zu diesem Szenario

69. Get data insights with Copilot in Excel (support.microsoft.com)
73. Turn Copilot formula suggestions on or off in Excel (support.microsoft.com)