Section 1: E-mails, correspondance et communication interne

Scénario 2: Extraire les décisions et les tâches en suspens d’un long fil d’e-mails

Niveau: Débutant · Outils: Gmail AI Overview conversation summaries ou Ask Gemini ; Outlook Summary by Copilot.

Pour qui et dans quelle situation

Murat fait partie de l’équipe achats d’un holding. Il extrait les dernières décisions et les tâches qui lui reviennent des fils d’e-mails échangés pendant des semaines entre le fournisseur et les équipes juridique et financière.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Il ouvre le dernier message, remonte les réponses et copie les dates dans un fichier de notes. Il relit le fil depuis le début pour déterminer si une ancienne proposition a été retirée.

Comment procéder avec l’IA

  1. Dans Gmail, il ouvre le fil et clique sur le bouton Summarize this email en haut ; AI Overview synthétise les points clés et les réponses. [18]
  2. Pour un résultat plus détaillé, il passe par Ask Gemini > prompt box > Submit et demande : « Distingue les décisions, les options rejetées, les questions en suspens et les tâches qui me reviennent ». [16]
  3. Dans Outlook, il sélectionne la conversation et clique sur le bouton Summary by Copilot ou Summarize. Si une citation numérotée est présente, il ouvre le message correspondant. [19]
  4. Il organise le résultat en champs : décision, responsable, échéance et message source ; il n’ajoute aucune date qui n’est pas explicitement indiquée.
  5. Avant de le partager, il vérifie également le dernier message et les pièces jointes.

Exemple de prompt

Résume ce fil d’e-mails en te fondant uniquement sur son contenu. Utilise les rubriques suivantes : décisions, date de décision, responsable, tâche en suspens, échéance explicitement indiquée, question non résolue et message correspondant. Ne devine pas les informations manquantes.

Preuves et exemple réel

Aucun cas d’entreprise indépendant n’a été trouvé. Les documentations officielles de Gmail et d’Outlook décrivent l’extraction des points clés d’une longue conversation et le retour au message source. [18] [19]

Points de vigilance

Les résumés Gmail peuvent être erronés et les fonctionnalités intelligentes doivent être activées. [18] Même si une citation Outlook est présente, vérifiez la dernière version de la décision dans l’e-mail. Ce scénario couvre uniquement le fil d’e-mails ; il ne s’agit pas d’un compte rendu de réunion.

Sources de ce scénario

  1. Gemini ile Gmail işbirliği (support.google.com)
  2. Gmail AI Overview ileti dizisi özetleri (support.google.com)
  3. Outlook e-posta zincirini Copilot ile özetleme (support.microsoft.com)