Abschnitt 3: Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen und visuellen Inhalten

Szenario 26: Entscheidungsübersicht aus einer langen technischen PDF

Niveau: Mittelstufe · Tools: Gemini-Zusammenfassungskarten in Google Drive; Dateireferenz und Chat only mit Copilot in Word; geeignete Tarife und Lizenzen

Wer und in welcher Situation

Burak arbeitet im operativen Einkauf eines Logistikunternehmens. Jeden Monat gehen Gerätehandbücher und Wartungsbeschreibungen ein. Sein Ziel ist keine rechtliche Bewertung, sondern die Ermittlung technischer Punkte, die in der operativen Besprechung geprüft werden sollen.

Wie es heute gemacht wird

Burak sichtet die PDF, markiert wichtige Seiten und verfasst selbst eine kurze Notiz sowie Fragen an das Wartungsteam.

Wie es mit KI gemacht wird

  1. Öffnen Sie die PDF in der Webversion von Drive. Lesen Sie die Zusammenfassungskarte, falls sie angezeigt wird; Drive kann bei PDFs eine Zusammenfassungskarte anzeigen. [52]
  2. Öffnen Sie für eine detaillierte Fragenliste Copilot in Word und wählen Sie die PDF über Reference a file aus. Copilot in Word unterstützt die Erstellung von Inhalten aus Quelldateien. [58]
  3. Fragen Sie in Chat only nach den wichtigsten technischen Eigenschaften, Wartungsanforderungen, offenen Fragen und im Text fehlenden Informationen, jeweils unter separaten Überschriften. Dieser Modus antwortet, ohne das Dokument zu verändern. [55]
  4. Vergleichen Sie die Antwort mit den PDF-Seiten. Word verweist bei langen Dokumenten möglicherweise nicht immer auf Inhalte in späteren Abschnitten. [63]
  5. Übernehmen Sie nur überprüfte Punkte in das endgültige Dokument und weisen Sie die offenen Fragen dem Wartungsteam zu.

Beispiel-Prompt

Fasse die Datei {PDF-Name} für die operative Besprechung zusammen. Überschriften: Zweck, kritische technische Eigenschaften, Wartungsanforderungen, Nutzungseinschränkungen und Rückfragen zur Bestätigung. Versuche, für jeden Punkt die PDF-Seite anzugeben. Stelle keine Vermutungen über Informationen an, die nicht im Text enthalten sind.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde keine veröffentlichte Fallstudie aus einem Unternehmen gefunden. Die Grundlage bilden die PDF-Zusammenfassungskarte von Drive sowie die Funktionen von Copilot in Word zur Erstellung von Inhalten aus Quelldateien und zum Verständnis langer Dokumente. [52] [55] [58]

Worauf Sie achten sollten

Die Zusammenfassung ist weder eine technische Freigabe noch eine Wartungsanweisung. Beachten Sie, dass möglicherweise nicht in jedem Abschnitt Quellenangaben vorhanden sind. Wenn die PDF personenbezogene Daten oder Kundeninformationen enthält, richten Sie sich nach den Zugriffs- und Datenverarbeitungsrichtlinien Ihres Unternehmens. [55] [63]

Quellen zu diesem Szenario

  1. Get updates and summaries on your files with Gemini in Drive (support.google.com)
  2. Welcome to Copilot in Word (support.microsoft.com)
  3. Start from an existing Word document (support.microsoft.com)
  4. Create a summary of your document with Copilot in Word (support.microsoft.com)