Escenario 25: Procedimiento operativo estándar a partir de una plantilla

Quién y en qué situación

Özge es coordinadora de calidad en una planta de producción. Cuando se pone en marcha un equipo nuevo, prepara un borrador para los operadores a partir de la plantilla de SOP aprobada. Las notas del equipo técnico, las instrucciones de mantenimiento y el procedimiento anterior tienen distintos niveles de detalle.

Cómo se hace hoy

Özge copia el SOP anterior, cambia el nombre del equipo, ordena las notas técnicas y solicita al equipo que confirme las responsabilidades que faltan.

Cómo hacerlo con IA

1. En un archivo de Docs vacío, seleccionen la plantilla de SOP aprobada desde Drive mediante Match doc format. Esta opción puede tomar como referencia la disposición, el estilo y la estructura. [54]
2. Añadan las instrucciones de mantenimiento, la nota del equipo y el procedimiento anterior mediante Sources > Add from Drive. Para el estilo de redacción, utilicen Tools > Writing style > Add doc from Drive. [54]
3. Soliciten objetivo, alcance, roles, requisitos previos, pasos, excepciones, registros y notas de revisión como encabezados separados. Pidan que los pasos de seguridad que no figuren en la fuente se marquen como “pendiente de confirmación”.
4. Contrasten el borrador con los archivos del área Sources junto con el equipo de operaciones.
5. Si utilizan Word Copilot, pueden añadir una sección o una lista de verificación a la plantilla existente mediante Reference a file y Generate. [58]

Prompt de ejemplo

Prepara un borrador para {nombre del equipo} utilizando la plantilla de SOP existente. Secciones: objetivo, alcance, roles, requisitos previos, pasos, excepciones, registros y nota de revisión. Limítate a {archivos fuente}. No añadas reglas de seguridad o calidad que no figuren en la fuente; señala los puntos que faltan con la etiqueta “pendiente de confirmación”.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró ningún caso publicado sobre SOP. Google explica cómo crear documentos con formato a partir de archivos fuente, mientras que Word Copilot explica cómo añadir una lista de verificación y una sección nueva a un documento existente. [54] [58]

Aspectos a tener en cuenta

El borrador del procedimiento no es un procedimiento aprobado para su aplicación en planta. Verifiquen los pasos relativos a la maquinaria y la calidad con los especialistas responsables. No peguen detalles confidenciales de mantenimiento en el área de comentarios de Gemini. [54]

Fuentes de este escenario

54. Create personalized documents with Gemini in Google Docs (support.google.com)
58. Start from an existing Word document (support.microsoft.com)