Abschnitt 3: Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen und visuellen Inhalten

Szenario 23: Denselben Text für zwei Zielgruppen vereinfachen

Niveau: Einstieg · Tools: Copilot in Microsoft Word; Word for Microsoft 365 oder eine geeignete Copilot-Lizenz

Wer und in welcher Situation

Derya arbeitet im Personalteam einer Fabrik. Mehrmals im Monat wandelt sie eine ausführliche, für die Zentrale verfasste Mitteilung in einen kurzen, für Produktionsmitarbeitende verständlichen Text und eine ausführliche Notiz für Führungskräfte um.

Wie es heute gemacht wird

Derya kopiert den Text zweimal, erklärt in einer Fassung die Fachbegriffe und hebt in der anderen Entscheidungen und Verantwortlichkeiten hervor. In jeder Fassung prüft sie Zeile für Zeile, ob sich die Bedeutung verändert hat.

Wie es mit KI gemacht wird

  1. Wählen Sie den umzuwandelnden Absatz aus und öffnen Sie über die Minisymbolleiste das Symbol Copilot.
  2. Wählen Sie Auto Rewrite oder geben Sie Zielgruppe, Ton und Länge an. Copilot kann den ausgewählten Text umschreiben und kürzen. [59]
  3. Bewahren Sie bei der Fassung für Produktionsmitarbeitende mit Insert below den Originaltext; erstellen Sie die Fassung für Führungskräfte auf dieselbe Weise.
  4. Vergleichen Sie jedes Ergebnis mit den Optionen Replace, Insert below und Regenerate. [59]
  5. Lassen Sie unklare Stellen im Modus Chat only hinterfragen; dieser Modus antwortet, ohne das Dokument zu ändern. [55]

Beispiel-Prompt

Schreibe den folgenden Text für {Zielgruppe} um. Erkläre Fachbegriffe bei ihrer ersten Verwendung in alltäglichem Türkisch. Verändere weder die Bedeutung noch die Verantwortlichen, Datumsangaben und Ausnahmen. Halte dich an {gewünschte Länge}. Füge keine Regeln oder Begründungen hinzu, die nicht in der Quelle stehen. Führe unklare Formulierungen gesondert auf.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein veröffentlichtes Anwendungsbeispiel aus einer Organisation gefunden. Microsoft dokumentiert das Umschreiben ausgewählter Texte für Führungskräfte in einem knappen, professionellen Ton sowie die Optionen Replace oder das Einfügen unterhalb des Originaltexts. [59]

Worauf Sie achten sollten

Einfache Sprache bestätigt nicht automatisch die fachliche Richtigkeit. Vergleichen Sie Aufgaben, Datumsangaben, Maße und Ausnahmen mit der Quelle. Die Verfügbarkeit der Funktionen hängt von Abonnement, Lizenz und Organisationseinstellungen ab; übertragen Sie vertrauliche (Gizli) Mitteilungen nicht in ein persönliches Konto. [55] [59]

Quellen zu diesem Szenario

  1. Welcome to Copilot in Word (support.microsoft.com)
  2. Edit content and rewrite (support.microsoft.com)