Escenario 22: Propuesta para un cliente a partir de archivos fuente

Quién y en qué situación

Mert es el responsable de operaciones de ventas de una pyme. Cada mes prepara propuestas para distintos clientes a partir del alcance de los servicios, la lista de precios y el archivo de presentación de la empresa. Los encabezados del documento se mantienen, pero las necesidades del cliente cambian.

Cómo se hace hoy

Mert copia un archivo de propuesta anterior y cambia el nombre del cliente y los servicios incluidos. Busca los precios actuales, incorpora la información de presentación y elimina las referencias al cliente anterior.

Cómo hacerlo con IA

1. Abra la plantilla de propuesta aprobada y acceda a Copilot mediante Copilot Dynamic Action Button. [55]
2. En el prompt, utilice Reference a file para indicar los archivos del alcance de los servicios, la lista de precios y la presentación de la empresa. Copilot en Word puede crear contenido nuevo a partir del documento o la plantilla actual y los archivos fuente. [58]
3. Seleccione Generate y solicite que las necesidades del cliente, los trabajos fuera del alcance, los supuestos de entrega y los próximos pasos aparezcan bajo encabezados separados.
4. Compare los precios, las fechas y las condiciones comerciales con las fuentes. Elimine los nombres de clientes anteriores.
5. No comparta el documento sin revisar y aprobar la vista previa de los cambios de Copilot en el archivo compartido. [55]

Prompt de ejemplo

Prepara un borrador de propuesta para {nombre del cliente} sobre {necesidad del servicio}. Utiliza como fuentes {archivo del alcance de los servicios}, {lista de precios} y {archivo de presentación de la empresa}. Secciones: resumen de necesidades, alcance propuesto, entregables, supuestos, trabajos fuera del alcance y próximos pasos. No añadas precios, fechas ni compromisos que no figuren en las fuentes.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró un caso corporativo publicado similar. El ejemplo oficial de Microsoft muestra cómo completar una factura con la información de un pedido de compra en PDF, partiendo de un documento existente. [58]

Aspectos a tener en cuenta

La disponibilidad de Copilot depende de la licencia y de la configuración de la organización. No considere las cifras ni los compromisos generados como un documento de aprobación; sométalos a una revisión comercial y de facultades de autorización. [55] [58]

Fuentes de este escenario

55. Welcome to Copilot in Word (support.microsoft.com)
58. Start from an existing Word document (support.microsoft.com)