Abschnitt 3: Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen und visuellen Inhalten

Szenario 22: Kundenangebot aus Quelldateien

Niveau: Mittelstufe · Tools: Copilot in Microsoft Word; Microsoft 365-Abonnement und geeignete Microsoft Copilot-Lizenz; Quellen aus OneDrive oder SharePoint

Wer und in welcher Situation

Mert ist für die Vertriebsabläufe eines KMU verantwortlich. Jeden Monat erstellt er aus dem Leistungsumfang, der Preisliste und der Unternehmenspräsentation Angebote für verschiedene Kunden. Die Überschriften des Dokuments bleiben gleich, der Kundenbedarf ändert sich.

Wie es heute gemacht wird

Mert kopiert eine alte Angebotsdatei und ändert den Kundennamen und die Leistungspositionen. Er sucht die aktuellen Preise, übernimmt die Unternehmensinformationen und entfernt Formulierungen, die sich auf den früheren Kunden beziehen.

Wie es mit KI gemacht wird

  1. Öffnen Sie die freigegebene Angebotsvorlage und öffnen Sie Copilot über den Copilot Dynamic Action Button. [55]
  2. Geben Sie im Prompt über Reference a file den Leistungsumfang, die Preisliste und die Unternehmenspräsentation als Quellen an. Copilot in Word kann ausgehend vom aktuellen Dokument oder einer Vorlage mithilfe von Quelldateien neue Inhalte erstellen. [58]
  3. Wählen Sie Generate und fordern Sie separate Überschriften für Kundenbedarf, nicht enthaltene Leistungen, Annahmen zur Lieferung und nächste Schritte an.
  4. Gleichen Sie Preise, Termine und Geschäftsbedingungen mit den Quellen ab. Entfernen Sie alte Kundennamen.
  5. Geben Sie das gemeinsam genutzte Dokument erst weiter, nachdem Sie die Änderungsvorschau von Copilot geprüft und genehmigt haben. [55]

Beispiel-Prompt

Erstelle den Angebotsentwurf für {Kundenname} zum Thema {Leistungsbedarf}. Verwende die Quellen {Datei zum Leistungsumfang}, {Preisliste} und {Datei zur Unternehmenspräsentation}. Abschnitte: Bedarfsübersicht, vorgeschlagener Umfang, Liefergegenstände, Annahmen, nicht enthaltene Leistungen und nächste Schritte. Ergänze keine Preise, Termine oder Zusagen, die nicht in den Quellen enthalten sind.

Nachweis und Praxisbeispiel

Es wurde kein vergleichbarer veröffentlichter Praxisfall aus einem Unternehmen gefunden. Das offizielle Beispiel von Microsoft zeigt, wie ausgehend von einem bestehenden Dokument eine Rechnung mit Informationen aus einer Bestellungs-PDF ausgefüllt wird. [58]

Worauf Sie achten sollten

Ob Copilot angezeigt wird, hängt von der Lizenz und den Organisationseinstellungen ab. Betrachten Sie generierte Zahlen oder Zusagen nicht als Freigabedokument; lassen Sie diese vom Vertrieb und auf entsprechende Befugnisse prüfen. [55] [58]

Quellen zu diesem Szenario

  1. Welcome to Copilot in Word (support.microsoft.com)
  2. Start from an existing Word document (support.microsoft.com)