Escenario 21: Informe semanal de estado a partir de notas de campo

Quién y en qué situación

Elif es coordinadora de servicios técnicos de un holding. Cada viernes convierte las notas de campo de distintos equipos en un único informe para la dirección.

Cómo se hace hoy

Elif abre las notas una por una, copia las frases en un archivo de Docs, organiza los encabezados y reproduce el formato del informe de la semana anterior. Después vuelve a comprobar las fechas, los responsables y la información de estado.

Cómo hacerlo con IA

1. Abra un documento de Google en blanco en una computadora. Escriba el objetivo y las secciones del informe en el campo de prompt de la barra inferior y seleccione Submit.
2. Añada las notas de campo mediante Sources > Add from Drive. Gemini in Docs puede utilizar los archivos como fuentes para redactar y editar. [54]
3. Utilice la opción Match doc format para tomar el informe de la semana anterior como modelo de formato. Si es necesario, añada el estilo de redacción de la organización mediante Tools > Writing style > Add doc from Drive. [54]
4. Antes de obtener el borrador, abra los archivos desde el área Sources. Compare la información; después seleccione Preview, Insert o Retry. [57]

Prompt de ejemplo

Prepara un informe semanal de estado de los servicios técnicos utilizando las notas de campo de {intervalo de fechas}. Secciones: resumen ejecutivo, trabajos completados, trabajos retrasados, riesgos, responsables y plan para la próxima semana. Utiliza únicamente la información de los archivos fuente. No inventes la información que falte; márcala como “no especificado en la fuente”. Mantén la estructura del informe de la semana anterior.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró ningún caso publicado de una organización correspondiente a este escenario. La base es la explicación de Google sobre cómo crear el primer borrador con el contexto de Drive y tomar como referencia el formato del documento y el estilo de redacción. [54]

Aspectos a tener en cuenta

Se requiere un plan compatible y la función está disponible en computadoras. Compruebe las fechas y las responsabilidades del resultado antes de publicarlo. Google pide que no se utilicen datos personales, confidenciales o sensibles al enviar comentarios; no copie notas internas de la organización en el cuadro de comentarios. [54] [57]

Fuentes de este escenario

54. Create personalized documents with Gemini in Google Docs (support.google.com)
57. Collaborate with Gemini in Google Docs (support.google.com)