Abschnitt 3: Erstellung von Dokumenten, Berichten, Präsentationen und visuellen Inhalten

Szenario 21: Wöchentlicher Statusbericht aus Einsatznotizen

Niveau: Einstieg · Tools: Gemini in Google Docs, Quellen aus Google Drive; geeigneter Google Workspace- oder Google AI-Tarif

Wer und in welcher Situation

Elif ist Koordinatorin für technische Dienstleistungen in einer Holding. Jeden Freitag führt sie die Einsatznotizen verschiedener Teams zu einem einzigen Managementbericht zusammen.

Wie es heute gemacht wird

Elif öffnet die Notizen einzeln, überträgt die Sätze in eine Docs-Datei, ordnet die Überschriften und übernimmt das Berichtsformat der Vorwoche. Anschließend prüft sie erneut die Angaben zu Datum, Verantwortlichen und Status.

Wie es mit KI gemacht wird

  1. Öffnen Sie auf dem Desktop ein leeres Google Doc. Geben Sie im Prompt-Feld in der unteren Leiste den Zweck und die Abschnitte des Berichts ein und wählen Sie Submit.
  2. Fügen Sie die Einsatznotizen über Sources > Add from Drive hinzu. Gemini in Docs kann die Dateien als Quellen für das Schreiben und Bearbeiten verwenden. [54]
  3. Verwenden Sie Match doc format, um den Bericht der Vorwoche als Formatvorlage zu nutzen. Fügen Sie bei Bedarf über Tools > Writing style > Add doc from Drive den Schreibstil Ihres Unternehmens hinzu. [54]
  4. Öffnen Sie die Dateien im Bereich Sources, bevor Sie den Entwurf übernehmen. Gleichen Sie die Informationen ab; wählen Sie anschließend Preview, Insert oder Retry. [57]

Beispiel-Prompt

Erstelle anhand der Einsatznotizen für {Zeitraum} einen wöchentlichen Statusbericht zu den technischen Dienstleistungen. Abschnitte: Managementzusammenfassung, abgeschlossene Arbeiten, verzögerte Arbeiten, Risiken, Verantwortliche und Plan für die nächste Woche. Verwende ausschließlich die Informationen aus den Quelldateien. Erfinde keine fehlenden Angaben; kennzeichne sie mit „in der Quelle nicht angegeben“. Behalte die Gliederung des Berichts der Vorwoche bei.

Nachweis und Praxisbeispiel

Für dieses Szenario wurde kein veröffentlichter Praxisfall aus einem Unternehmen gefunden. Grundlage sind die Erläuterungen von Google zur Erstellung eines ersten Entwurfs mit Kontext aus Drive und zur Verwendung von Dokumentformat und Schreibstil als Referenz. [54]

Worauf Sie achten sollten

Ein geeigneter Tarif ist erforderlich, und die Funktion ist auf dem Desktop verfügbar. Prüfen Sie vor der Veröffentlichung die Datumsangaben und Zuständigkeiten in der Ausgabe. Google bittet darum, beim Senden von Feedback keine personenbezogenen, vertraulichen oder sensiblen Daten zu verwenden; übertragen Sie keine internen Notizen in das Feedbackfeld. [54] [57]

Quellen zu diesem Szenario

  1. Create personalized documents with Gemini in Google Docs (support.google.com)
  2. Collaborate with Gemini in Google Docs (support.google.com)