Escenario 19: Mantener los talleres y las lluvias de ideas dentro del tiempo previsto

Quién y en qué situación

Sibel, especialista en mejora de procesos en un grupo de servicios de salud en İstanbul, dirige un taller de ideas con distintas áreas. Quiere que las ideas se sigan según la agenda sin que se pierdan, que los tiempos sean visibles y que se recopilen las preguntas pendientes.

Cómo se hace hoy

Sibel pega la agenda en el chat de la reunión y controla el tiempo desde su teléfono. Como las ideas quedan en distintos mensajes, al final de la reunión distingue manualmente qué propuestas se debatieron y cuáles quedaron como preguntas pendientes.

Cómo hacerlo con IA

1. En Teams, vaya a Calendar > New meeting > Options > Copilot and other AI, active la opción Allow Copilot and Facilitator y habilite el interruptor Facilitator. [51]
2. Escriba la agenda en la descripción de la reunión o en el componente Loop meeting notes, indicando los temas y el tiempo asignado. Facilitator puede trasladarla al chat de la reunión. [51]
3. En la reunión, seleccione More actions > Turn on Facilitator. Si es necesario, solicite un nuevo punto para la agenda o un temporizador mediante @Facilitator en el chat. [51]
4. Durante el taller, consulte desde el chat las preguntas pendientes, las decisiones y los pros y contras de las ideas; al finalizar la reunión, revise y corrija con criterio humano las secciones Notes y AI summary. [51]

Prompt de ejemplo

@Facilitator, sigue la agenda para {objetivo del taller}. Para cada idea, distingue la propuesta, su fundamento, la pregunta pendiente y el siguiente paso del debate. Cuando se agote el tiempo, cierra el tema y señala la pregunta que haya quedado pendiente; no escribas decisiones que no se hayan tomado en la conversación.

Evidencia y ejemplo real

No se encontró ningún caso de taller publicado de forma independiente; la documentación de Microsoft Facilitator confirma las funciones de notas en tiempo real, seguimiento de la agenda, respuesta a preguntas pendientes y temporizador. [51]

Aspectos a tener en cuenta

Añadir o activar Facilitator requiere una licencia de Copilot; la documentación indica que algunas funciones están en public preview. [51] Para realizar consultas después de la reunión, se requiere transcripción. [51] En un taller con información sensible, puede considerar la opción de Copilot solo durante la reunión en lugar de grabarla, pero recuerde que los prompts y las respuestas pueden estar sujetos a la política de Purview. [45]

Fuentes de este escenario

45. Use Copilot without transcribing or recording a Teams meeting or call (support.microsoft.com)
51. Facilitator in Microsoft Teams meetings (support.microsoft.com)