Senaryo 9: Tekrarlanan yazışmalar için güvenli şablon kütüphanesi kurmak

Kim ve hangi durumda

Oğuz, bir özel eğitim kurumunun öğrenci işleri ofisindedir. Kayıt belgesi isteme ve eksik evrak bildirme mesajlarını sıkça yeniden yazar.

Bugün nasıl yapılıyor

Eski gönderilmiş e-postalardan metin kopyalar; eski tarih, yanlış link veya başka öğrencinin adı kalmaması için son kez tarar.

Yapay zekâ ile nasıl yapılır

1. Değişken alanları {öğrenci adı}, {başvuru numarası}, {eksik belge} ve {son tarih} yer tutucularıyla ayırır.
2. Gmail’de Settings > See all settings > Advanced > Templates > Enable, ardından Compose > More options > Templates > Save draft as template > Save as new template yolunu kullanır. [35]
3. Kullanırken More options > Templates > Insert template seçer ve yer tutucuları elle doldurur. Gmail şablonları bilgisayarda kullanılabilir. [35]
4. Outlook’ta tam e-posta için Message > Mail template > Save email as template, kısa cümle için Message > My Templates > +Template yolunu seçer. [36]
5. Claude Project içine iletişim kılavuzunu koyacaksa “yer tutucuları koru, veri uydurma” talimatını ekler. [31]
6. Linkleri ve kurum dilini düzenli aralıklarla kontrol eder.

Örnek komut

{kurum türü} için {yazışma amacı} şablonu oluştur. Değişken alanları yalnız {öğrenci adı}, {başvuru numarası}, {eksik belge}, {son tarih} ve {iletişim kanalı} yap. Kişisel veri, tarih veya bağlantı uydurma. Sonuna gönderim kontrolü ekle.

Kanıt ve gerçek örnek

Kurum vakası bulunamadı. Gmail ve Outlook şablon belgeleri saklama ve ekleme yollarını, Claude Projects belgesi ise dosya ve talimatları çalışma bağlamı yapmayı açıklıyor. [35] [36] [31]

Dikkat edilecekler

Gmail’de silinen şablon geri getirilemez. Outlook’ta Mail Templates tam e-posta, My Templates kısa metin içindir ve uygun abonelik gerektirir. [35] [36]

Bu senaryonun kaynakları

31. Claude Projects (support.claude.com)
35. Gmail e-posta şablonları (support.google.com)
36. Outlook e-posta şablonları (support.microsoft.com)