Scénario 86: Intégrer les procédures de l’entreprise dans la base de connaissances d’un projet Claude

Pour qui et dans quelle situation

Burcu, qui travaille au service administratif d’un hôpital, ne souhaite pas charger à nouveau la procédure d’achat, la matrice d’approbation et les instructions des formulaires standard à chaque nouvelle question.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Burcu effectue des recherches séparément dans les anciens e-mails, le dossier partagé et les procédures PDF. Lorsqu’elle prépare une réponse, elle essaie de déterminer, à partir du nom du fichier, quel document correspond à la version à jour.

Comment procéder avec l’IA

1. Dans la barre latérale de Claude, sélectionnez Projects > New project. Un projet est un espace de travail distinct qui possède son propre historique de conversations et sa propre base de connaissances. [31]
2. Chargez les procédures à jour dans l’espace de connaissances du projet ; dans les instructions du projet, inscrivez la règle « utilise uniquement les documents à jour de la base de connaissances, indique le nom et la version du document ». Claude peut utiliser ces fichiers comme contexte dans les conversations du projet. [31]
3. Si les fichiers sont dans Drive, utilisez le chemin Files > + > Drive dans un projet privé ou ajoutez l’URL du document. Les documents Google ajoutés depuis Drive sont synchronisés avec leur version à jour. [155]
4. Posez la question « Quelles étapes d’approbation s’appliquent à {OPÉRATION} ? » et demandez que la réponse contienne le lien vers le document et une liste des incertitudes.
5. Si vous comptez partager le projet, choisissez les personnes qui disposeront des autorisations Can view ou Can edit. Dans les offres Team et Enterprise, le partage des projets est géré au moyen de ces niveaux d’autorisation. [31]

Exemple de prompt

Considère la base de connaissances de ce projet comme l’unique source. Explique les étapes d’approbation nécessaires pour {OPÉRATION} en indiquant le nom du document, sa version et la section concernée. Si les documents ne contiennent pas la réponse, indique-le clairement. N’invente pas de nouvelle politique et ne modifie aucun fichier.

Preuves et exemple réel

Le centre d’aide officiel explique que Claude Projects est un espace de travail comprenant des fichiers, du contexte et des instructions de projet ; l’ajout de documents Drive à l’espace Files d’un projet privé fait également l’objet d’une documentation. Aucune étude de cas client publiée n’a été trouvée pour cet exemple de service administratif hospitalier. [31] [155]

Points de vigilance

Les offres payantes proposent la fonctionnalité RAG pour les bases de connaissances volumineuses ; une limite de cinq projets au maximum est indiquée pour les comptes gratuits. Pour les documents sensibles relatifs à la santé ou au personnel, prenez les décisions d’accès, de conservation et de partage conformément aux règles informatiques, juridiques et de classification des données de votre établissement. [31] [72]

Sources de ce scénario

31. Claude Projects (support.claude.com)
72. Create and edit files with Claude (support.claude.com)
155. Use Google Workspace connectors (support.claude.com)