Scénario 76: Transformer les notes Meet en document Docs et en liste de suivi

Pour qui et dans quelle situation

Ece travaille au sein du service de coordination des projets d’une municipalité. Chaque semaine, lors de la réunion avec le prestataire et l’équipe interne, elle consigne les décisions, les responsables et les points en suspens.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Ece prend des notes manuellement pendant la réunion, les met au propre une fois celle-ci terminée et les envoie aux participants par e-mail.

Comment procéder avec l’IA

1. Ouvrez l’événement, accédez à Edit event > Video call options > Meeting records et cochez l’option Take notes with Gemini. [7]
2. Vous pouvez également sélectionner Take notes for me > Start taking notes. Informez les participants de la prise de notes et, si nécessaire, attendez le recueil du consentement explicite. [7]
3. À la fin de la réunion, ouvrez le dossier Google Meet dans le Drive de l’organisateur. Vérifiez les onglets Quick notes et Full notes du fichier Docs propre à la réunion. [7]
4. Ouvrez le document ajouté à l’événement Calendar. Effectuez une vérification humaine des décisions, des responsables et des dates.
5. Vérifiez les paramètres de partage. L’accès aux notes dépend des paramètres de partage choisis par l’organisateur ou le coorganisateur de la réunion. [7]

Exemple de prompt

Extrais de ces notes de réunion uniquement les décisions explicitement énoncées. Pour chaque décision, indique {responsable}, {date_limite} et la section source. N’invente pas de responsable ni de date s’ils n’ont pas été définis.

Preuves et exemple réel

Aucun cas client publié n’a été trouvé ; la source est la documentation officielle concernant la création des notes Meet sous forme de document Docs, leur enregistrement dans Drive et leur ajout à l’événement Calendar. [7]

Points de vigilance

Take notes for me nécessite une édition Workspace ou un forfait Google AI éligible. Les langues de réunion prises en charge sont l’anglais, le français, l’allemand, l’italien, le japonais, le coréen, le portugais et l’espagnol ; le turc ne figure pas dans la liste et plusieurs langues ne sont pas prises en charge au sein d’une même réunion. [7] L’administrateur peut définir les paramètres de host controls et de consentement explicite. Utilisez l’option d’arrêt de la prise de notes pour ne pas consigner les passages sensibles. L’engagement de confidentialité de Workspace indique que les données ne sont pas utilisées pour entraîner les modèles sans autorisation, mais appliquez également la politique de votre organisation en matière de réunions. [40]

Sources de ce scénario

7. Take notes for me in Google Meet (support.google.com)
40. Google Workspace Gemini veri koruması (support.google.com)