Scénario 74: Intégrer les demandes d’achat à un flux Studio

Pour qui et dans quelle situation

Ayşe travaille dans les opérations d’achat d’un groupe. Elle classe les nouveaux messages de demande publiés dans Chat dans la catégorie appropriée, demande les informations manquantes et prépare un bref résumé destiné à l’examen du responsable.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Ayşe lit les messages reçus, attribue des libellés aux e-mails et copie les mêmes informations dans un tableau de suivi distinct.

Comment procéder avec l’IA

1. Ouvrez Workspace Studio avec le compte approprié. Décrivez le flux en langage naturel dans la Prompt bar ; demandez-lui, par exemple, de classer la demande reçue, de relever les champs manquants et de préparer un message pour examen. [137]
2. Examinez un par un l’agent et les étapes créés par Gemini. Repérez les points nécessitant une validation humaine en cas de catégorie incorrecte, de personne mal identifiée ou de pièce jointe sensible.
3. Testez les étapes Gmail, Drive ou Chat avec les autorisations d’accès existantes de l’organisation. Les agents Studio peuvent fonctionner entre les applications Workspace et être partagés avec l’équipe. [137]
4. Testez un flux au sein d’une petite équipe. Dans un premier temps, commencez par produire des brouillons et des libellés plutôt que d’envoyer des e-mails ou de partager des fichiers.
5. Partagez l’agent validé avec l’équipe. [137]

Exemple de prompt

Classe la demande d’achat reçue dans Gmail ou Chat dans une catégorie de {liste_des_catégories}. Si des {champs_obligatoires} manquent, liste uniquement les champs manquants. Extrais les valeurs {numéro_de_facture} et {montant} du fichier joint. N’envoie pas d’e-mail et ne modifie pas d’enregistrement sans validation humaine.

Preuves et exemple réel

Dans l’exemple de Kärcher présenté par Google, plusieurs agents ont évalué les idées de fonctionnalités dans Chat et préparé le brouillon final ; Google a indiqué que le temps de préparation du brouillon avait diminué de 90 pour cent et que le plan prêt à être examiné avait été créé en deux minutes. [137]

Points de vigilance

Studio nécessite une édition professionnelle ou scolaire éligible : Business Starter, Standard, Plus ; Enterprise Standard et Plus ; certaines éditions Education et certains modules complémentaires d’IA sont répertoriés. L’administrateur doit activer Gemini. [138] Si Gmail est désactivé, les modèles utilisant Gmail peuvent ne pas apparaître. [138] Indiquer une règle de l’entreprise à l’agent Studio ne rend pas automatiquement le résultat correct ; prévoyez une validation humaine et un examen des enregistrements.

Sources de ce scénario

137. Introducing Google Workspace Studio (workspace.google.com)
138. Access to Workspace Studio (support.google.com)