Scénario 73: Kit d’intégration avec un notebook alimenté par des sources Drive

Pour qui et dans quelle situation

Selin est coordinatrice de la formation administrative d’un groupe hospitalier. Elle souhaite préparer un court kit d’intégration présentant aux nouvelles recrues les documents relatifs à la politique de l’établissement, au parcours des visiteurs et à la sécurité de l’information.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Selin lit de longs fichiers Docs, en extrait manuellement les titres et prépare un texte de questions-réponses distinct pour chaque document.

Comment procéder avec l’IA

1. Ouvrez Gemini Notebook dans votre navigateur, créez un nouveau notebook et sélectionnez Sources > Add sources. Recherchez les fichiers Workspace dans le champ de recherche. [136]
2. Sélectionnez et importez les documents Docs relatifs aux politiques, les fichiers Slides et, si nécessaire, les PDF que vous êtes autorisé à consulter. [136]
3. Dans le panneau Source, sélectionnez uniquement les sources liées à l’intégration et posez des questions en précisant les noms des sources. Notebook est conçu pour fournir des réponses fondées sur les sources et des citations intégrées au texte. [88]
4. Testez l’ébauche avec des questions comme « Que fait une nouvelle recrue le premier jour, et dans quel ordre ? ». Ouvrez la citation dans la réponse et comparez-la au texte original.
5. Transférez le texte approuvé dans Docs et le déroulé visuel dans Slides. Les sources importées depuis Drive peuvent être mises à jour automatiquement à intervalles de quelques minutes. [136]

Exemple de prompt

À partir des sources sélectionnées, prépare une liste de contrôle pour la première journée d’intégration au poste de {nom_du_poste}. Ajoute le nom de la source à côté de chaque élément. Si un sujet n’est pas couvert par les sources, écris « absent des sources ».

Preuves et exemple réel

Aucun cas client publié n’a été trouvé ; les éléments à l’appui sont la documentation sur le fonctionnement de Gemini Notebook avec les sources Docs et Slides, les réponses fondées sur les sources et la synchronisation avec Drive. [88] [136]

Points de vigilance

La plupart des comptes professionnels ou scolaires peuvent y avoir accès, mais l’administrateur de l’organisation peut devoir activer cet accès. [88] Si l’accès au fichier Drive est perdu, la source du notebook devient inutilisable ; Notebook ne peut ni supprimer ni modifier le fichier Drive original. Les notes de bas de page et les commentaires peuvent ne pas être importés. [136] Google indique que les contenus importés, les requêtes et les réponses de Gemini Notebook sur un compte Workspace ne seront pas examinés par des évaluateurs humains et ne seront pas utilisés pour l’entraînement, sauf si des commentaires sont envoyés. [88] Vérifiez à l’aide d’un notebook de test comment l’utilisation en turc est proposée sur le compte de votre organisation.

Sources de ce scénario

88. Learn about Gemini Notebook (support.google.com)
136. Add or discover new sources for Gemini Notebook (support.google.com)