Scénario 72: Assistant de procédures avec un Gem partagé

Pour qui et dans quelle situation

Murat est responsable de l’assurance qualité dans une entreprise de production. Avant l’audit, il souhaite limiter les interprétations divergentes d’une même procédure par ses collègues.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Murat envoie par e-mail les liens vers les fichiers Docs des procédures. À chaque question, les employés recherchent un fichier.

Comment procéder avec l’IA

1. Dans l’application Web Gemini, ouvrez Settings and help > Gems > New Gem. Donnez au Gem un nom clair et indiquez qu’il doit répondre uniquement à partir des procédures de l’entreprise. [135]
2. Ajoutez les procédures et les listes de contrôle à jour dans Drive via Knowledge > Add files. Une connexion à Workspace est nécessaire pour les fichiers Drive Knowledge. [135]
3. Prévisualisez le Gem. Testez le format de réponse, la règle de citation des sources et la condition « si l’information ne figure pas dans la source, dis que tu ne sais pas ».
4. Envoyez-le à l’équipe qualité via Share a Gem. Le Gem partagé n’est pas automatiquement ajouté au gestionnaire du destinataire ; il est ajouté à son espace My Gems lorsque le destinataire l’ouvre et interagit avec lui. [135]
5. Les membres de l’équipe peuvent ouvrir le Gem dans le panneau latéral Workspace et utiliser le même modèle de question. [135]

Exemple de prompt

Pour {nom_de_la_procédure}, réponds au format suivant : prérequis, étapes à suivre, enregistrements nécessaires et incertitudes. Utilise uniquement les sources de l’entreprise jointes. Ne devine pas une règle qui ne figure pas dans la source.

Preuves et exemple réel

Aucun cas client publié n’a été trouvé pour cet usage ; les documents de référence portent sur la création de Gems, l’ajout de Drive Knowledge et la synchronisation avec le panneau latéral Workspace. [135] [133]

Points de vigilance

Les connaissances du Gem partagé ne remplacent pas les procédures ; le responsable des versions doit vérifier les fichiers à jour. Le choix des sources et les autorisations des fichiers dépendent de la politique de l’administrateur. Les comptes professionnels ou scolaires peuvent être soumis à des conditions différentes de celles des comptes personnels. [135] Alors que la transition des Gems vers les skills pour les comptes personnels débute en novembre 2026, un calendrier différent a été annoncé pour les comptes professionnels et scolaires ; vérifiez dans le compte utilisateur le nom à employer dans le support de formation. [135] L’engagement à ne pas utiliser les données Workspace pour entraîner les modèles de base sans autorisation concerne Gemini au sein de Workspace. [40]

Sources de ce scénario

40. Google Workspace Gemini veri koruması (support.google.com)
133. Use sources with Google Workspace with Gemini (support.google.com)
135. Use Gems in Gemini Apps (support.google.com)