Scénario 68: Comparaison des offres des fournisseurs

Pour qui et dans quelle situation

Zeynep est spécialiste des achats dans une entreprise d’emballage à İzmir. Dans trois offres PDF, le prix, la livraison, la commande minimale, le paiement et le périmètre technique sont présentés sous des formes différentes.

Comment procède-t-on aujourd’hui

Zeynep ouvre les offres, les retranscrit manuellement dans Excel et interroge le fournisseur sur les conditions manquantes. La différence de périmètre de l’offre au prix le plus bas peut apparaître lors de la réunion.

Comment procéder avec l’IA

1. Elle harmonise les noms des fichiers ; elle supprime les informations bancaires confidentielles et les données personnelles inutiles conformément aux règles de l’entreprise.
2. Elle joint les PDF, le cahier des charges technique et les critères d’achat via Add photos & files ; ChatGPT prend en charge l’analyse des PDF et des tableaux [71] [79].
3. Pour chaque fournisseur, elle extrait les champs suivants : prix, devise, livraison, commande minimale, validité, paiement, éléments exclus et question de confirmation.
4. Elle fait marquer les informations manquantes comme « en attente de confirmation » ; le comité vérifie les offres originales et prend lui-même la décision.

Exemple de prompt

Travaille à partir des {fichiers des offres} et des {critères d’achat}. Compare chaque fournisseur selon les rubriques suivantes : périmètre des produits, prix unitaire, devise, livraison, commande minimale, paiement, validité, éléments exclus et question de confirmation. Ne fais pas de suppositions sur les informations manquantes. Ne sélectionne pas de gagnant et n’attribue pas de notes ; prépare le tableau que le comité examinera.

Preuves et exemple réel

Le témoignage Microsoft Cloud Sourcing indique que Dynamics 365 centralise les réponses des fournisseurs et compare les offres côte à côte avec compare responses [129].

Points de vigilance

Ce témoignage client ne constitue pas une garantie de résultat. Dans ChatGPT, les capacités de traitement des fichiers et d’analyse peuvent varier selon le forfait, le modèle et l’espace de travail [71]. Avant de téléverser des prix, des informations bancaires ou une annexe contractuelle, vérifiez les exigences de la KVKK et la politique de l’entreprise [11].

Sources de ce scénario

11. İş Yerlerinde Üretken Yapay Zekâ Araçlarının Kullanımı (kvkk.gov.tr)
71. Data analysis with ChatGPT (help.openai.com)
79. Uploading files and audio to ChatGPT (help.openai.com)
129. Microsoft Cloud Sourcing Team reduces manual work with automated RFQs (microsoft.com)